4 eenvoudige manieren om je afdrukgegevens te beschermen

Servers geven gecontroleerde toegang tot opslaggegevens. Computers, laptops en tablets zijn gecodeerd met wachtwoorden. Afzonderlijke bestanden of databases kunnen ook een extra beveiligingslaag bevatten. Maar wat gebeurt er als gevoelige informatie wordt afgedrukt?

Nadat je toegang hebt gekregen tot vertrouwelijke documenten, worden deze naar een printer gestuurd die, vergeleken met de rest van je IT-netwerk, vaak niet zo veilig is. Dit is waar de gegevens kunnen onderschept worden. Gelukkig zijn er een enkele eenvoudige oplossingen om te voorkomen dat informatie in verkeerde handen terechtkomt.

Ontdek onze 4 eenvoudige oplossingen om de beveiliging van je documenten te verbeteren.

1. Bewaar een spoor van je afdrukgegevens

De eerste stap om afdrukken veiliger te maken, is de mogelijke risico's voor je gegevens te identificeren. Hiervoor moet je weten wie wat afdrukt en wanneer. Een hulpprogramma voor afdrukbeheer kan je hierbij helpen.

Een eenvoudig dashboard helpt je meer controle te krijgen door toezicht te houden op het gebruik en de kosten. Van daaruit kan je rapporten maken. Je hebt hiermee ook een auditspoor en dat is essentieel in het geval van een inbreuk op de beveiliging, omdat je snel kan zien welke gegevens zijn afgedrukt of verwerkt.

2. Alleen geautoriseerde gebruikers toestaan

We hebben ons allemaal wel eens schuldig gemaakt aan het verzenden van een document om af te drukken, verder te gaan met een andere taak en te vergeten de print op te halen bij de printer.

Naar schatting laat de gemiddelde werknemer elk jaar tot 600 documenten bij de printer achter¹. Als dat document vertrouwelijke informatie bevat, kunnen die gegevens door de verkeerde persoon opgehaald worden.

Vraag werknemers om een PIN-code te gebruiken of zich te authenticeren met een Near Field Communication (NFC)-kaart om de printer te 'ontgrendelen'. Dit beperkt het risico dat gevoelige informatie wordt onderschept en vermindert afdrukafval. Dit is handig voor HR-, juridische en financiële afdelingen die veel vertrouwelijke documenten afhandelen.

3. Sluit bronnen af

Voor afdelingen waar regelmatig gevoelige informatie afgehandeld wordt, zorg je best voor een nog hoger niveau van afdrukbeveiliging.

Bij sommige printers kan je alle afdrukfuncties vergrendelen totdat een geautoriseerde gebruiker zich aanmeldt. je kan ook specifieke tijdslimieten instellen voor het ophalen van documenten, waarbij de printer de gegevens na een ingestelde tijdsperiode wist.

Dit kan op je behoeften ingesteld worden, ongeacht of het een periode van uren of zelfs dagen is. Bij sommige toestellen kan je ook de Active Directory van Microsoft of een door LDAP geverifieerde server gebruiken om te beheren wie je printers mag (en niet mag) gebruiken.

4. Beveilig je scans

Uw afdrukbeveiligingsmaatregelen moeten niet beperkt worden tot afgedrukte documenten. Je kan ook al je gescande documenten beschermen als een PDF-bestand met een PIN-wachtwoord of met behulp van een Secure File Transfer Protocol (SFTP). Scannen naar SFTP zorgt ervoor dat al je geüploade scans 100% beschermd zijn.

Hiermee kan je gescande gegevens met een extra coderingslaag op een normale manier naar jezelf of een klant verzenden; je informatie is nog steeds veilig en beveiligd als een van je gescande documenten wordt onderschept.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over hoe we je kunnen helpen met het beheren van je printers en over onze verbeterde printbeveiligingsoplossingen voor je onderneming.

¹ Brother UK whitepaper – The Hidden Cost of Printing