Impression : 4 méthodes simples pour optimiser la protection des données

Les serveurs constituent un stockage dont l’accès est contrôlé. Les ordinateurs, portables et de bureau, ainsi que les tablettes sont chiffrés avec des mots de passe. Les bases de données ou fichiers individuels peuvent également intégrer une couche de sécurité supplémentaire. Mais que se passe-t-il lorsque des informations sensibles sont imprimées ?

Lorsque vous avez accès à des documents confidentiels, il est possible qu'ils soient envoyés à une imprimante moins sécurisée que le reste de votre réseau informatique. Ils risquent donc potentiellement d’être interceptés. Heureusement, il existe quelques solutions simples pour empêcher que ces informations tombent entre de mauvaises mains.

1. Gardez une trace de vos impressions

Pour maximiser la protection des données en matière d’impression, la première étape consiste à identifier les risques potentiels. Pour ce faire, vous devez savoir qui imprime quoi et quand. Dans cette optique, vous pouvez vous appuyer sur un outil de gestion des impressions. Il s’agit d’un simple tableau de bord qui vous offre une plus grande maîtrise en vous aidant à surveiller l’utilisation et les coûts. À partir de là, vous pouvez générer des rapports. Cela signifie également que vous disposez d’une piste d’audit. Grâce à cet élément indispensable en cas de faille de sécurité, vous pouvez rapidement identifier quelles données ont été imprimées ou traitées.

2. Limitez l’accès à l'imprimante

Ne vous est-il jamais arrivé d’envoyer un document en impression, puis de passer à une autre tâche et d’oublier de le récupérer à l’imprimante ? C’est une erreur que l’on commet tous. On estime qu’en moyenne, un employé oublie jusqu’à 600 feuilles de papier dans l’imprimante par an¹. Si certains de ces documents contiennent des informations confidentielles, ces données peuvent se retrouver entre les mains de personnes mal intentionnées.

Demandez aux employés d’utiliser un code PIN ou une carte NFC pour « déverrouiller » l’imprimante. Cela limite les risques que des documents sensibles soient interceptés, ainsi que le gaspillage de papier. C’est particulièrement utile dans les services juridiques, financiers et RH, dont le workflow implique l’impression de nombreux documents confidentiels.

3. Verrouillez les ressources

Mettez en place un plus haut niveau de sécurité des impressions au sein des services devant traiter des informations sensibles au quotidien. Certaines imprimantes permettent de verrouiller toutes les fonctions d’impression jusqu’à ce qu’un utilisateur autorisé se connecte. Vous pouvez également définir des délais spécifiques pour le retrait des documents, l’imprimante effaçant les données après une période de temps définie, en heures ou en jours, selon vos besoins.

Avec certains appareils, vous pouvez également utiliser Active Directory de Microsoft ou un serveur avec authentification LDAP pour gérer qui peut ou non accéder à vos imprimantes.

4. Sécurisez les tâches de numérisation

Vos mesures de sécurité d’impression ne doivent pas se limiter aux documents imprimés. Vous pouvez aussi protéger tous vos documents numérisés dans des fichiers PDF avec un code PIN ou en utilisant le protocole de transfert de fichiers sécurisé SFTP. Avec le SFTP, vous êtes certain que chaque numérisation téléchargée est parfaitement protégée.

Cette technologie vous permet d’envoyer des données numérisées (à vous-même ou à un client), en ajoutant une couche supplémentaire de chiffrement. De cette façon, si un document numérisé est intercepté, les informations qu’il contient restent sûres et sécurisées.

Découvrez comment les équipes de Brother France peuvent vous aider à gérer vos imprimantes et quelles sont les fonctionnalités disponibles pour améliorer la sécurité des impressions dans votre entreprise.

1 Brother UK whitepaper – The Hidden Cost of Printing