IT-aankopen stroomlijnen in een wereld van afstandswerken

Om inzicht te krijgen in de veranderingen hebben we KMO-professionals in heel Europa ondervraagd over hun ervaringen met werken op afstand vóór en tijdens de pandemie.

Uit onze enquête blijkt dat vóór de pandemie 58% van de respondenten voltijds op kantoor werkte, terwijl 36,5% hybride of uitsluitend thuiswerkte. De pandemie veranderde dit percentage aanzienlijk. Slechts 21% werkte op kantoor en het aantal mensen dat fulltime thuiswerkte of een combinatie van kantoor- en telewerk deed verdubbelde tot 73%.

Deze nieuwe wereld van hybride werken bezorgt inkoopmanagers kopzorgen: wie is verantwoordelijk voor de inkoop, de aankoop, het beheer en het onderhoud van de apparatuur die mensen nodig hebben om hun werk doeltreffend en productief uit te voeren?

Wie is verantwoordelijk voor IT-aankopen?

De EU-kaderovereenkomst inzake telewerken biedt weinig duidelijkheid. Daarin staat dat werkgevers verantwoordelijk zijn voor het leveren, installeren en onderhouden van apparatuur - tenzij werknemers hun eigen apparatuur gebruiken.

Uit onze enquête bleek dat in heel Europa meer dan 80% van de werknemers vindt dat hun werkgever voor een printer of scanner moet zorgen bij het thuiswerk. Maar voor minder dan 25% van de respondenten werd een apparaat ter beschikking gesteld.

Driekwart van de thuiswerkende werknemers vertelde ons dat ze een printer gebruikten die ze voor of tijdens de pandemie zelf gekocht hebben - en bijna 60% gebruikte een eigen scanner.

Bedrijven zijn dus afhankelijk van een willekeurige selectie van apparatuur die - vaak hals over kop om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen - buiten de richtlijnen van een aankoopbeleid om is aangeschaft.

Uw aankopen van apparatuur beheren

Wanneer je de aankopen van apparatuur als uitgaven voor thuiswerk indient, bestaat altijd het risico dat sommigen het minimum, dat nodig is om de klus te klaren, hebben uitgegeven. Maar er zullen ook een aantal werknemers zijn - zowel thuis als op kantoor - die apparatuur gebruiken die via de gewone IT-aanbestedingskanalen werd aangeschaft.

In dit scenario kan het feit dat sommige apparatuur beter geschikt is voor de taak dan andere, leiden tot een ongelijkheid in de prestaties van zowel apparatuur als werknemers.

Wie zal de kosten dragen en de printvolumes en bestellingen van benodigdheden bijhouden als thuiswerkers zich buiten het aankoopbeleid om uitrusten? De gedecentraliseerde aankoop van apparatuur en verbruiksgoederen als thuiswerkuitgaven verhoogt de administratieve last van een bedrijf, net als de kosten/risico's die voortvloeien uit storingen of onderhoud van apparatuur.

Dus hoe kunnen bedrijven dat inkoopproces stroomlijnen?

De controle over je IT-aankopen

Bedrijven moeten meer dan ooit zorgvuldig beoordelen welke apparatuur hun team gebruikt en nadenken over hoe ze hun aankoopbeleid inzake apparatuur voor alle werknemers zullen bepalen, ongeacht hun locatie. Dit wordt bijzonder moeilijk te beheren wanneer werknemers een uiteenlopende reeks eigen toestellen gebruiken.

Om de valkuilen die gepaard gaan met het gebruik van eigen apparatuur te vermijden, pleiten we voor een strategisch aankoopbeleid waarbij alle apparatuur op afstand kan worden geïnstalleerd, bewaakt en beheerd. Als de gedachte aan het decentraliseren van je documentbeheerprocessen complex en beangstigend klinkt, hoef je zich geen zorgen te maken - er is een oplossing.

Managed Print Services maken IT-aankopen eenvoudiger

Het stroomlijnen van de apparatuuraanschaf voor meerdere locaties wordt eenvoudiger en kosteneffectiever met een Managed Print Services-programma (MPS).

In plaats van het beheren van budgetten en middelen over meerdere locaties en met verschillende apparatuur, zorgt MPS voor consistentie en transparantie door het monitoren van elke printer in je printerpark - ongeacht de locatie - en het optimaliseren van je printinfrastructuur om de beste service te leveren.

MPS vermindert ook de kosten voor thuiswerken. Dankzij geautomatiseerde waarschuwingen voor verbruiksartikelen worden inkt- en tonercartridges geleverd wanneer ze nodig zijn - naar je kantoor of rechtstreeks naar je werknemers thuis.

Lees hier hoe Brother Managed Print Services je kunnen helpen om de aankopen, de levering, het beheer, het onderhoud en de kosten van je apparatuur beter te beheren - en je bedrijf te helpen groeien in een hybride werkwereld.