Vijf voordelen van Managed Print Services die u niet kent

MPS is veel meer dan een eenvoudige huur-een-printer-oplossing, waaraan de automatische maandelijkse bestelling van inkt en toner is verbonden. Denkt u dat MPS alleen geschikt is voor grote bedrijven? Wel, ook kleinere bedrijven kunnen de vruchten plukken van MPS.

We bekijken 5 voordelen die u misschien niet kende en toch mogelijk zijn met MPS.

Wat is ‘Managed Print Service’?

Managed Print Services (MPS) zijn afdrukbeheerprogramma's die worden aangeboden door printproviders om u te ondersteunen bij het beheren van uw printapparatuur, inclusief scanners, faxen en kopieerapparaten.

Door uw managed print service af te stemmen op uw professionele behoeften, zal MPS de efficiëntie, productiviteit en informatiebeveiliging van uw zakelijke printopdrachten aanzienlijk verbeteren.

De voordelen voor uw onderneming en gebruikers zijn veel groter dan u zich wellicht kunt voorstellen.

1. Minder gedoe en meer tijd voor wat belangrijk is

Weinig bedrijven hebben een toegewijde printexpert in dienst om alle aspecten van hun kantoorapparaten te beheren; dat betekent dat elke minuut, die wordt besteed aan het afhandelen van printzaken, verloren tijd is die beter kan besteed worden aan het focussen op zakelijke kwesties. Gelukkig neemt MPS het gedoe met het beheer van uw printerpark weg.

Monitoring op afstand, gecombineerd met geautomatiseerd onderhoud, defecten- en tonerwaarschuwingen, zorgen ervoor dat u zich kunt concentreren op uw dagelijkse werkzaamheden - met inkt en toner die worden opgestuurd zonder uw tussenkomst en technische interventie op aanvraag. Het volledige beheer van uw printers - inclusief een speciale MPS-servicedesk voor het beheren van vragen en printgerelateerde problemen - vermindert de administratie en maakt tijd vrij voor uw IT-medewerkers.

En mocht het ergste gebeuren, dan zorgen telefonische ondersteuning op afroep en vooraf overeengekomen serviceniveauovereenkomsten voor herstellingen en minimale printerstilstand.

2. Bye bye CapEx, hallo OpEx

Technologie ontwikkelt zich sneller dan ooit en het duurt niet lang voordat een bedrijf achterop raakt. Dat betekent dat als u veel investeert in uw eigen apparatuur, het bijhouden van snel veranderende technologie onbetaalbaar kan worden.

MPS is een geweldige manier om uw printactiviteiten te transformeren van kapitaaluitgaven (CapEx) naar operationele uitgaven (OpEx), waarbij aanzienlijke kapitaalinvesteringen en de variabele lopende bedrijfskosten worden vervangen door voorspelbare maandelijkse kosten.

Bovendien zal uw MPS-provider, als onderdeel van het pakket, niet alleen de beste hardware voor uw bedrijf van vandaag aanbevelen, maar u er ook aan herinneren wanneer het tijd is om te upgraden, zodat u altijd over de nieuwste technologie beschikt.

3. Meer veiligheid

Van het beperken van functionaliteit tot het implementeren van nieuwe printprotocollen - slimmere printbeveiliging kan mazen in de wet dichten. En u moet erop toezien dat de apparaten in uw netwerk over geïntegreerde beveiligingsfuncties van hoog niveau beschikken, zoals kaartbeveiliging, afdrukken met pincode en versleuteling op bedrijfsniveau om gevoelige informatie tijdens het verzenden te beschermen.

4. Minder impact op het milieu

Als u uw impact op het milieu wilt verminderen, helpt MPS u bij het bewaken en beheren van hoeveel papier, stroom en verbruiksmaterialen u verbruikt. Het inzamelen en recycleren van uw gebruikte inktpatronen of toners kan zelfs worden toegevoegd als onderdeel van uw programma.

Naast de afname van verspilling, helpen MPS-platforms uw afdrukgebruik te volgen en te beheren, gebieden te identificeren waar u uw afdrukken kunt optimaliseren en gebruikersrichtlijnen met ‘best practices’ te implementeren.

5. Zichtbaarheid en controle

Managementgoeroe Peter Drucker zei ooit: “Je kunt niet managen wat je niet kunt meten” - en dat geldt ook voor printers.

MPS biedt u niet alleen een printinfrastructuur met de vereiste printerbeschikbaarheid en volumecapaciteit voor uw bedrijf; het geeft u ook de mogelijkheid om uw printergebruik in detail te volgen.

We raden u aan een provider te zoeken die een cloudplatform aanbiedt om uw printerpark constant in de gaten te houden. Van het verzamelen van gegevens over alles,- van gebruikers- en afdelingsgebruik tot automatische waarschuwingen voor toner en verbruiksproducten - het geeft u een uitgebreide zichtbaarheid. Dankzij regelmatige rapporten van uw leverancier kunt u ook de mogelijkheden identificeren om uw printinfrastructuur te optimaliseren en uw printgerelateerde uitgaven echt onder controle te krijgen en te houden.

Dit artikel is slechts een korte leidraad met de voordelen van Managed Print Services. Wilt u weten hoe Brother MPS u kan helpen om u te concentreren op uw bedrijf en niet op uw printers, ga dan naar de Brother MPS-pagina's en kijk hoe we de volledige verantwoordelijkheid van uw printinfrastructuur kunnen overnemen.