Brother ‘at your side’-gids om printbeveiliging beter te begrijpen

Het belang van het begrijpen van printbeveiligingsjargon

Volgens het Quocirca's Global Print Security Landscape-rapport zijn 11% van alle beveiligingsincidenten printgerelateerd en heeft 59% van de ondernemingen in de afgelopen 12 maanden met ten minste één printgerelateerd gegevensverlies te maken gehad¹.

De meeste mensen nemen hun toestellen met hun functionaliteit als vanzelfsprekend. Dat is mogelijk de reden waarom de meest waarschijnlijke oorzaak van een inbreuk op de printbeveiliging de onvoorzichtigheid van interne gebruikers in je organisatie is¹.

Buiten de IT-beslissers zal niet iedereen binnen je onderneming de taal van printbeveiliging spreken of begrijpen. Onderzoek toont aan dat jargon vaak de boosdoener is, waarbij bijna de helft van de KMO’s verklaart dat er te veel jargon wordt gebruikt rond printerbeveiliging - en meer dan de helft in Frankrijk en Italië² !

Om je hierbij te helpen geven we je onze top 10 termen mee die je met je gebruikers kan delen om het jargon op het gebied van afdrukbeveiliging verstaanbaar te maken.

1. Firmware

   - Wat is het?
   Firmware is het microprogramma dat op je printer werd geïnstalleerd tijdens de productie.
   - Wat doet het?
   Het is de ingebouwde software die de functies van je printer controleert.
   - Waarom heb je het nodig?
   Firmware is het 'brein' van je printer en regelmatige updates worden sterk aanbevolen om eventuele storingen op te lossen, nieuwe functies toe te voegen en de beveiliging up-to-date te houden.

2. Versleuteling

   - Wat is het?
   Versleuteling (encryptie) is een beveiligingsmethode waarbij gegevens 'versleuteld' worden en enkel door ontvangers met de juiste 'geheime code' (bekend als een decoderingssleutel) gelezen worden.
   - Wat doet het?
   Het houdt je gegevens privé en beschermt ze tijdens de overdracht door ze buitengewoon moeilijk leesbaar te maken voor mensen die niet over de juiste toegangsrechten beschikken.
   - Waarom heb je het nodig?
   Als je gevoelige gegevens verzendt, ontvangt, opslaat of afdrukt, verbetert codering de veiligheid van je communicatie.

3. TLS

   - Wat is het?
   Transport Layer Security is een beveiligingsprotocol dat algoritmen gebruikt om afdrukgegevens tijdens de verzending te versleutelen - ideaal om printers te beschermen tegen hackers en andere bedreigingen die de documentbeveiliging in gevaar brengen.
   - Wat doet het?
   Het TLS protocol zorgt voor vertrouwelijkheid en beveiliging voor gegevens die via het internet worden gedeeld.
   - Waarom heb je het nodig?
   Als je met externe gebruikers (telewerk, op verplaatsing) werkt of afdrukt via de cloud, beschermt TLS gegevens tegen hacking, manipuleren en ‘afluisteren’ van je afdrukgegevens tijdens het transport.

4. Protocollen

   - Wat zijn ze?
   Een reeks regels of procedures voor de uitwisseling van gegevens tussen apparaten zoals computers en printers
   - Wat doen ze?
   Ze bepalen welk type gegevens kan worden verzonden, welke opdrachten worden gebruikt om die gegevens te verzenden en ontvangen, en de manier waarop die gegevensoverdrachten worden bekrachtigd.
   - Waarom heb je ze nodig?
   Apparaten van verschillende fabrikanten of verschillende soorten apparaten (computers, printers, servers enz.) moeten dezelfde protocollen ondersteunen om met elkaar te kunnen communiceren. Door ongebruikte poorten en protocollen uit te schakelen, beperk je het aantal manieren waarop je apparaat kan worden aangevallen.

5. SFTP

   - Wat is het?
   Secure File Transfer Protocol (SFTP) is een protocol voor het veilig overbrengen van grote bestanden tussen apparaten, doorgaans via het internet.
   - Wat doet het?
   Het brengt een veilige, gecodeerde verbinding tot stand voor het verzenden van gescande documenten van scanners of multifunctionele printers naar hun bestemmingen.
   - Waarom heb het nodig?
   In tegenstelling tot traditionele FTP's biedt de extra beveiliging van SFTP je het hoogste niveau van bescherming tegen mogelijke onderschepping van gegevens tijdens het verzenden.

6. LDAP

   - Wat is het?
   Lightweight Directory Access Protocol is een reeks regels die het delen van informatie over gebruikers, gebruikersgroepen en applicaties regelen.
   - Wat doet het?
   Het is een connector die voornamelijk wordt gebruikt om gebruikersinformatie en -adressen van het ene systeem naar het andere te koppelen. Door verbinding te maken met een centraal beheerde directory, wordt deze protocol door het apparaat gebruikt om te scannen en te faxen of voor authenticatiedoeleinden.
   - Waarom heb je het nodig?
   Het elimineert de noodzaak om informatie te dupliceren. Bij gebruik van LDAP om verbinding te maken met een door een administrator beheerde gebruikersdatabase, wordt een extra validatiebeveiligingslaag toegevoegd en worden beperkingen opgelegd waardoor niet-geautoriseerde personen het apparaat niet kunnen gebruiken.

7. Pen Test

   - Wat is het?
   Een penetratie- of inbraaktest simuleert een cyberaanval op je computernetwerk om de veiligheid van de apparaten en applicaties die je gebruikt te beoordelen.
   - Wat doet het?
   Het identificeert eventuele zwakke plekken in je netwerk en informaticasystemen die door cybercriminelen kunnen misbruikt worden.
   - Waarom heb je het nodig?
   De met de Pen Test verzamelde Informatie wordt gebruikt om kwetsbaarheden op te lossen en de beveiliging van je systemen te verbeteren en ze te beschermen tegen mogelijke cyberaanvallen.

8. Pull print

   - Wat is het?
   Het ophalen van afdruktaken van een veilige locatie - bijvoorbeeld van een beveiligde server of uit het interne geheugen van de printer.
   - Wat doet het?
   In plaats van onmiddellijk af te drukken, zorgt Pull Printing ervoor dat de documenten die je lanceert pas worden vrijgegeven wanneer je ze ophaalt aan de printer.
   - Waarom heb ik het nodig?
   20% van de printopdrachten wordt niet opgehaald³. Hierdoor worden niet alleen overtollig papier, energie en printerbenodigdheden geconsumeerd, maar kunnen vertrouwelijke documenten ook aan nieuwsgierige blikken worden blootgesteld. Pull Printing zorgt ervoor dat je aan de printer bent om je documenten op te halen, waardoor dit risico verkleint.

9. IP-blokkering

   - Wat is het?
   Deze beveiligingsmethode wordt gebruikt door bedrijven waar apparaten kunnen worden geconfigureerd om alleen verbindingen te aanvaarden van specifieke IP-adressen die zijn gekoppeld aan vertrouwde toestellen; dit voorkomt toegang tot het toestel via het netwerk.
   - Wat doet het?
   IP-blokkering voorkomt dat onbevoegde gebruikers rechtstreeks toegang krijgen tot je printers en de beveiliging van je printserver omzeilen. Enkel geautoriseerde gebruikers hebben toegang.
   - Waarom heb ik het nodig?
   Het voorkomt niet alleen dat potentieel vijandige of ongeautoriseerde IP-adressen verbinding maken met e-mail-, print- of internetservers; het is ook handig wanneer je overmatig of ongeautoriseerd printergebruik wil beperken.

10. Secure Function Lock

    - Wat is het?
    Het is een bedieningspaneelfunctie die de gebruikerstoegang tot de instellingen van je printer en bepaalde functies beperkt.
    - Wat doet het?
    U kunt wachtwoorden configureren voor geselecteerde gebruikers, de toegang tot printerfuncties regelen en zelfs je kosten beheersen door maandelijkse afdruklimieten in te stellen.
    - Waarom heb ik het nodig?
    Deze functie verbetert de beveiligingsvereisten van je apparaat door te bepalen wie toegang heeft tot bepaalde functies ervan.

Bij Brother is printbeveiliging een prioriteit. Met strengere wetgeving rond privacy en gegevensbeveiliging moeten organisaties hun uiterste beste doen om hun gegevens te beschermen. Daarom biedt Brother de optie PrintSmart Secure Pro aan - een documentbeveiligingsfunctie die printbeveiligingsrisico's verkleint en je helpt te voldoen aan de voorschriften voor gegevensnaleving.

Gebruikers halen documenten op bij elke printer die is aangesloten op de PrintSmart Secure Pro-server én ze hebben een pincode of NFC-kaartverificatie nodig om ze af te drukken. Gevoelige of vertrouwelijke informatie blijft dus privé en is alleen toegankelijk door de beoogde ontvanger.

Uiteindelijk is gegevens- en documentbeveiliging de verantwoordelijkheid van iedereen.We hopen dat deze handleiding je zal helpen om meer inzicht te krijgen in het belang van de printbeveiliging binnen je hele organisatie.

Deze 'at your side'-gids is slechts een beknopte handleiding om inzicht te krijgen in printbeveiliging. Meer informatie vind je in onze blogposts over beveiliging.

Bronnen

¹ _{Quocirca: “Global Print Security Landscape” - 2019}

²⁾ _{Savanta: 'Future Proofing Your Business’ Market Research, June 2020}

³ _{Scribd: « Quocirca Printer Pulse », June 2010}