De werkelijke kosten van niet opgehaalde afdrukken

Servers bieden opslag met toegangscontrole. Computers, laptops en tablets moeten worden versleuteld met wachtwoorden. Afzonderlijke bestanden of databases kunnen extra beveiligingslagen krijgen.

Men ziet afdruk- en scangegevens vaak over het hoofd. Sla daarom vertrouwelijke documenten op in goed beveiligde systemen. Maar als een gebruiker papieren afdrukken wil, ben je dan zeker dat de printer net zo veilig is als de rest van je IT-netwerk? Kan men ze onderscheppen? Zo ja, dan kunnen de gevolgen beschamend en zelfs catastrofaal zijn.

De gevolgen van onbeveiligde afgedrukte documenten

Uit onderzoek van IDC blijkt dat onbeveiligde of onbeheerde geprinte documenten de grootste categorie van printgerelateerde beveiligingsschendingen vormen.

De gevolgen kunnen ingrijpend zijn. Het blootleggen van personeels- of salarisgegevens is niet alleen gênant. Het kan een inbreuk op persoonlijk identificeerbare gegevens betekenen, waardoor nalevingsacties nodig zijn volgens regels zoals GDPR in Europa

Blootstelling van gegevens over bedrijfsstrategieën of intellectueel eigendom brengt de marktpositie van je bedrijf en de relatie met partners in gevaar. Je kunt zelfs de controle over je IP verliezen en te maken hebben met juridische stappen van aandeelhouders.

Geen verrassing dat volgens onderzoek van IBM de gemiddelde kosten van een “fysieke inbreuk op de beveiliging” - waaronder onbeheerde documenten vallen - kunnen oplopen tot 4,19 miljoen dollar. [Kosten van een datalek 2024 | IBM].

Gelukkig zijn er verschillende manieren om te vermijden dat informatie in verkeerde handen terechtkomen.

Lees onze gids met zes tips voor het verbeteren van de beveiliging van print- en scandocumenten:

Zes manieren om je print- en scanbeveiliging te optimaliseren

1. Hou je afdrukken bij

Maak afdrukken veiliger met de identificatie van potentiële gegevensrisico's. Weet wie wat print (of scant) en wanneer. Een tool voor afdrukbeheer kan je hierbij helpen.

Een eenvoudig dashboard geeft je meer controle en helpt je het gebruik en de kosten in de gaten te houden. Van daaruit kun je rapporten maken. Dit betekent ook dat je een auditspoor hebt - essentieel bij een inbreuk op de beveiliging, omdat je snel identificeert welke gegevens zijn geprint of verwerkt.

2. Alleen geautoriseerde gebruikers a.u.b.

Heb je wel eens een document naar de printer gestuurd om af te drukken en ben je vervolgens meteen doorgegaan met een andere taak? Vergat je het document van de printer te halen?

Als een document vertrouwelijke informatie bevat, kan de verkeerde persoon die gegevens evenwel ophalen.

Beperkt dit risico door werknemers te verplichten een pincode of een tap-to-authenticate Near Field Communication (NFC)-kaart te gebruiken om het apparaat te ‘ontgrendelen’. Dit beperkt het risico dat gevoelig materiaal bij de verkeerde persoon terechtkomt. Het vermindert ook verspilling. Dit is vooral belangrijk op afdelingen zoals HR, Legal en Finance die veel vertrouwelijke documenten beheren.

3. Toegang vergrendelen

Voor afdelingen die regelmatig gevoelige informatie verwerken, moet je het printbeveiligingsniveau nog verhogen.

Sommige printers bieden de mogelijkheid om alle printfuncties te vergrendelen totdat een geautoriseerde gebruiker inlogt - of toegangsniveaus per individuele gebruiker in te stellen. Je kunt ook een deadline instellen voor het ophalen van documenten, waarbij de printer de gegevens na een bepaalde periode wist. Dit stel je naar wens in, of het nu een periode van uren of zelfs dagen is.

Bij sommige apparaten kan je ook Microsoft Active Directory of een server met LDAP-verificatie gebruiken om te beheren wie wel en wie geen toegang heeft tot je printers.

4. Beveilig je scans

Je printbeveiligingsmaatregelen moeten niet beperkt blijven tot geprinte documenten. Beveilig gescande documenten als PDF-bestand met een PIN-wachtwoord, bijvoorbeeld met de Secure PDF-functie van Brother. Of gebruik oplossingen voor documentautomatisering om je beveiligingsinstellingen te verbeteren, met inbegrip van functies zoals het automatisch redigeren van vertrouwelijke informatie.

Bescherm scans verder met Secure File Transfer Protocol (SFTP). Scan to SFTP zorgt ervoor dat al je geüploade scans 100% beschermd zijn. Stuur gescande gegevens met een encryptielaag naar jezelf of een klant. Op die manier is de informatie nog steeds veilig bij onderschepping van je gescande documenten.

5. Train je medewerkers

Veel incidenten waarbij gegevens verloren gaan, worden onbedoeld veroorzaakt door gebruikers. Het is van vitaal belang dat bedrijven hun werknemers leren hoe belangrijk het is om gevoelige informatie te beschermen en hen bewust maken van kwaadaardige bedreigingen.

6. Zorg dat het management meedoet

De omvang van de schade door cyberaanvallen en datalekken, in combinatie met de vereisten van de GDPR-wetgeving, betekent dat beveiliging van print- en scanprocessen niet langer enkel de verantwoordelijkheid van de IT-afdelin is. Er moet op managementniveau strategisch over worden nagedacht met betrokkenheid van de CIO en CISO.

Uiteindelijk betekent het beveiligen van je print- en scanomgeving aandacht besteden aan mensen, processen en tools. Je kunt veel zelf bereiken, maar verwaarloos de impact van de objectieve expertise van buitenaf niet. Zorg ervoor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent en zijn rol kan spelen. Ook bij het management.

Neem vandaag nog de controle over je print- en scanbeveiliging

Het risico van onbeveiligde afgedrukte documenten is groter dan je denkt. Het is tijd om proactieve stappen te ondernemen om je gevoelige gegevens te beschermen en dure inbreuken te vermijden. Onderzoek je eigen infrastructuur voor printerbeveiliging en ontdek de beveiligingsoplossingen van Brother of praat met een Brother Security Expert om aan de slag te gaan.

Overweg je net om printerbeveiliging te implementeren?

Bekijk “The Interrogation”, onze korte film (binnenkort beschikbaar), en ontdek de gevolgen van onbeveiligde printers in de praktijk.