Hoe IT de post COVID-19 kantoorwerkplek zal bepalen

Deze situatie nodigde uit tot nadenken. Grote en kleine bedrijven hebben hun digitale oplossingen herzien en geüpgraded. Werknemers, beslissingsnemers en IT-afdelingen hebben zich aangepast, maar veel thuiswerkers missen en hebben geen toegang tot de op kantoor gebaseerde technologie - inclusief toegang tot een printer. Brother heeft ondernemingen geholpen om hun kantoorruimtes met behulp van Brother-labelprinters te voorzien van goed zichtbare COVID-19 gezondheids- en veiligheidslabels.

Om de productiviteit van bedrijven te ondersteunen en de nieuwe manier van werken te laten slagen, zijn we ervan overtuigd dat er meer digitale samenwerking nodig is tussen IT-afdelingen, werknemers en het management om hun digitale en externe werkbehoeften te begrijpen en te implementeren.

Interne klanttevredenheid

Medewerkers worden steeds meer klanten dan collega's van IT-afdelingen. IT-teams moeten zich dus gaan concentreren op ‘klanttevredenheid’. Deze aanpak is nieuw terrein voor sommige IT-afdelingen en ze zullen hun vaardigheden moeten aanpassen en een klantgerichte aanpak ontwikkelen.

Wat gebruikers willen versus wat ze nodig hebben, moet worden geëvalueerd om ervoor te zorgen dat digitale oplossingen ter beschikking worden gesteld om de beste resultaten te behalen en dit binnen het budget. Er moet rekening worden gehouden met zowel de IT-afdeling - aangezien hun rollen en verantwoordelijkheden voortdurend evolueren - en de druk op werknemers die zich aanpassen aan een nieuwe manier van werken.

Het ontwikkelen van oplossingen zal gepaard gaan met veel complexiteiten, waarbij bv. het toegenomen telewerken een belemmering vormt voor de on-site printbehoeften. In dit geval kan de decentralisatie van het afdrukken de samenkomst aan dezelfde printer vermijden en niet enkel het protocol voor sociale afstand versterken, maar ook de productiviteit van de medewerkers verhogen.

Hoewel de vakkennis van IT-managers centraal zal blijven staan bij de uitrol van de technologi e, kan een samenwerkingsbenadering met methoden zoals personeelsenquêtes, brainstormsessies en online cursussen de meest succesvolle manier zijn om nieuwe werkwijzen en toekomstige processen te ontwikkelen en iedereen tevreden en vooral veilig houden.

Zijn IT-afdelingen en medewerkers gesynchroniseerd?

Onderzoek¹, dat vóór de uitbraak van COVID-19 werd uitgevoerd, toonde aan dat IT-managers en -medewerkers tegengestelde standpunten hadden over digitale oplossingen - een meningsverschil dat tijdens de pandemie wel eens zou kunnen verkleinen.

Volgens het Quocirca Print 2025 Phase Two Report, opgesteld in opdracht van Brother, geloofde slechts 36% van de werknemers dat afdrukken in 2025 belangrijk zal zijn voor hun onderneming, vergeleken met 65% van de IT-beslissingsnemers.

Werknemers onderschatten het gemak om direct aan hun bureau te kunnen afdrukken. Als gevolg van de lockdowns-beperkingen en de komst van telewerken, heeft het personeel waarschijnlijk het belang van afdrukken op de werkplek ingezien. Printen blijft cruciaal, of het nu gaat om het archiveren van belangrijke documenten, afdrukken om te proeflezen of voor een vergadering.

Uit het onderzoek bleek ook dat kantoormedewerkers (62%) aanzienlijk meer belang hechten aan samenwerkingstools, zoals instant messaging, schermen delen en audio- en videoconferenties, vergeleken met 45% van de IT-beslissingsnemers.

Met de enorme verschuiving naar thuiswerken is het aannemelijk dat de mening van IT-teams over samenwerkingstools is veranderd, aangezien werknemers nu de waarde erkennen van online tools. Als zodanig moeten IT-afdelingen samenwerken met ondernemingsmanagers en de meest effectieve maatregelen implementeren, en zelfs verschillende methoden uitproberen om te beoordelen welke het meest succesvol is voor de onderneming.

De toekomst van het afdrukken

In de nasleep van de pandemie zal het leven op kantoor, zoals we dat eerder kenden, voor altijd veranderen en het zal interessant zijn om te zien hoe organisaties zich aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’.

Bepaalde voorspellingen kondigen een grotere verschuiving naar thuiswerken aan; ook virtuele vergaderingen en conferenties zullen bij bepaalde gelegenheden de traditionele face-to-face benadering vervangen. Wat het printen in de toekomst betreft, kunnen ondernemingen overwegen om hun printerpark te decentraliseren of zelfs professionele printers te introduceren bij hun werknemers thuis, een oplossing die Brother onlangs aanbooed bij enkele grote en middelgrote bedrijven.

Deze aanpak voorziet voor de werknemers thuis dezelfde voordelen en printfunctionaliteiten als op kantoor, met behoud van de controle- en beheerprotocollen die door het bedrijf zijn opgesteld.

Met de steeds veranderende werkmethoden zijn de perspectieven voor de kantoren van morgen onzeker. Het is echter absoluut noodzakelijk dat IT-afdelingen voortdurend nauwer samen te werken met werknemers om oplossingen te ontwikkelen die het meest kosteneffectief en efficiënt zijn voor bedrijven en het meest geschikt voor de toekomstige professionele behoeften en de veiligheid van teams kunnen waarborgen.

Bezoek deze pagina voor meer informatie over digitale oplossingen.

--
_{1 Quocirca Print 2025 Phase Two Report in opdracht van Brother}