Les services IT et le travail collaboratif post COVID-19

La COVID-19 a été l’occasion de revoir et de mettre à niveau les plateformes numériques des entreprises, grandes ou petites. Les employés, les décideurs et les services IT ont dû s’adapter et, en télétravail, beaucoup n’ont soudainement plus eu accès au confort technologique de leur bureau, notamment la possibilité d’imprimer. Au cours de cette période, les étiqueteuses Brother ont par ailleurs permis aux entreprises d’imprimer des panneaux de signalisation sanitaire bien visibles, afin d’assurer la prévention de la COVID-19 au sein des espaces de travail.

Afin de soutenir la productivité des entreprises et leur permettre de prospérer dans ce nouveau contexte, nous sommes convaincus qu’une plus grande collaboration numérique entre les services IT, les employés et les responsables peut faciliter la prise en compte et l’application des différents besoins en matière de travail à distance.

La satisfaction des « clients internes »

Plus que de simples collègues, les collaborateurs d’une entreprise sont petit à petit devenus les clients des services IT, de plus en plus préoccupés par la « satisfaction client ». Cette approche étant nouvelle pour certains départements informatiques, ceux-ci devront adapter leurs compétences et intégrer la notion de service client.

Faire la différence entre ce que les utilisateurs veulent et leurs besoins réels permettra ainsi d’assurer de meilleurs résultats grâce aux solutions fournies, tout en respectant le budget alloué. Il faut prendre à la fois en considération les contraintes des services IT - dont les rôles et les responsabilités évoluent constamment - et celles des employés devant s’adapter à un nouvel environnement de travail.

Le développement d’une solution peut comporter son lot de complexité, la montée du télétravail pouvant représenter un obstacle pour les besoins d'impressions sur site. Dans ce cas, décentraliser l’impression pour éviter les rassemblements devant la même imprimante, peut non seulement renforcer le protocole de distanciation sociale, mais aussi améliorer la productivité.

Si l’expertise des responsables IT continuera d’être au centre du déploiement d'une technologie, une approche plus collaborative, reposant sur des sondages internes, sessions de brainstorming et formations en ligne, pourrait s’avérer être encore plus efficace pour développer de nouvelles méthodes de travail, capables de satisfaire les attentes et la sécurité de tous.

Les services IT et les employés sont-ils en phase ?

Des études¹ menées avant l’épidémie de COVID-19 ont révélé que les décideurs et les employés du secteur IT avaient des points de vue divergents en matière de solutions numériques. Un écart d’opinion qui pourrait bien se réduire au cours de la pandémie.

D'après le rapport Quocirca Print 2025 Phase Deux, commandé par Brother, seuls 36 % des employés pensent que l'impression sera plutôt, voire très importante, pour leur entreprise d’ici 2025, contre 65 % des décideurs informatiques.

Les employés ayant peut-être sous-estimé le confort de pouvoir imprimer immédiatement à leur bureau, cette opinion aura probablement évolué suite aux restrictions du confinement et à l’essor du télétravail. Le fait de travailler dans des conditions ne permettant pas de pouvoir imprimer facilement a contribué à une prise de conscience chez les professionnels quant à l’importance de l’impression sur leur lieu de travail. L’impression demeure un outil crucial, que ce soit pour classer des documents importants, relire plus facilement un dossier ou bien en imprimer un exemplaire en vue d’une réunion.

Le rapport a également révélé que les employés de bureau (62 %) accordent beaucoup plus d'importance aux outils de collaboration comma la messagerie instantanée, le partage d’écran, l’audioconférence et la vidéoconférence, contre 45 % des décideurs informatiques.

Avec la transition actuelle massive en faveur du télétravail, l'opinion des services IT concernant les outils de travail collaboratif pourrait bien changer à nouveau, puisque les employés reconnaissent beaucoup plus la valeur de ces outils. A ce titre, les services IT doivent collaborer plus étroitement avec les responsables des entreprises afin d'appliquer les mesures les plus efficaces, voire tester différentes méthodes pour trouver la plus adaptée.

Le futur de l’impression

Avec la pandémie, la vie que nous avons connu au bureau pourrait bien changer à jamais et il va être intéressant de voir comment les entreprises vont s’adapter à cette « nouvelle norme ».

Certaines prédictions annoncent une place prépondérante pour le télétravail tandis que, dans certaines occasions, les réunions et conférences à distance remplaceront les rencontres traditionnelles.

En ce qui concerne l’avenir de l'impression, les entreprises pourraient envisager une approche décentralisée pour leur parc d’impression, mais aussi déployer des modèles d’imprimantes professionnelles au domicile de leurs collaborateurs, une solution que Brother a récemment pu proposer à certaines sociétés de moyenne et grande taille.

Cette approche offre aux employés les mêmes avantages et fonctionnalités d'impression à domicile qu'au bureau, tout en respectant les protocoles de contrôle et de gestion établis par l'entreprise.

Les méthodes de travail étant en constante évolution, les perspectives impactant les bureaux de demain ne sont pas gravées dans le marbre. Cependant, les services IT doivent impérativement s’engager dans une collaboration renforcée avec les employés pour développer les solutions à même de répondre efficacement aux besoins futurs des entreprises et d’assurer la sécurité des équipes.

En savoir plus sur nos solutions numériques.

1 Rapport Quocirca Print 2025, Phase Deux, commandé par Brother.