Le coût réel des impressions non récupérées

Les serveurs fournissent un espace de stockage avec un contrôle d'accès. Les ordinateurs, les portables et les tablettes doivent être cryptés avec des mots de passe. Les fichiers individuels ou les bases de données peuvent être dotés de couches de sécurité supplémentaires.

De nombreuses personnes négligent souvent les données d'impression et de numérisation. C'est pourquoi les documents confidentiels doivent être stockés dans des systèmes bien sécurisés. Mais si un utilisateur souhaite des impressions papier, êtes-vous sûr que l'imprimante est aussi sûre que le reste de votre réseau informatique ? Peut-elle être interceptée ? Si c'est le cas, les conséquences peuvent être embarrassantes, voire catastrophiques.

Les conséquences des documents imprimés non sécurisés

Une étude d'IDC montre que les documents imprimés non sécurisés ou non surveillés représentent la plus grande catégorie de failles de sécurité liées à l'impression.

Les conséquences peuvent être considérables. L'exposition de données relatives au personnel ou à la paie n'est pas seulement embarrassante. Il peut s'agir d'une violation de données personnelles identifiables, nécessitant des actions de mise en conformité en vertu de règles telles que le GDPR en Europe

La divulgation de données relatives aux stratégies commerciales ou à la propriété intellectuelle compromettent la position de votre entreprise sur le marché et ses relations avec ses partenaires. Vous pourriez même perdre le contrôle de votre propriété intellectuelle et faire l'objet d'une action en justice de la part de vos actionnaires. [Coût d'une violation de données en 2024 | IBM].

Heureusement, il existe plusieurs moyens d'éviter que des informations ne tombent entre de mauvaises mains.

Lisez notre guide contenant six conseils pour améliorer la sécurité des documents imprimés et numérisés :

Six façons d'optimiser votre sécurité d'impression et de numérisation

1. Gardez une trace de vos impressions

Sécurisez vos impressions en identifiant les risques potentiels pour les données. Sachez qui imprime (ou numérise) quoi et quand. Un outil de gestion des impressions peut vous aider.

Un simple tableau de bord vous donne plus de contrôle. Vous suivez l'utilisation et les coûts, et vous créez des rapports. Cela signifie également que vous disposez d'une piste d'audit - essentielle en cas de violation de la sécurité, car vous pouvez rapidement identifier les données qui ont été imprimées ou traitées.

2. Utilisateurs autorisés uniquement

Vous est-il déjà arrivé d'envoyer un document à l'imprimante pour l'imprimer, puis de passer immédiatement à une autre tâche et d'oublier de retirer le document de l'imprimante ?

Si un document contient des informations confidentielles, la mauvaise personne peut récupérer ces données.

Atténuez ce risque en demandant aux employés d'utiliser un code PIN ou une carte NFC (Near Field Communication) pour « déverrouiller » l'appareil. Cela réduit le risque que des données sensibles parviennent à la mauvaise personne. Elle permet également de réduire les déchets. Ceci est particulièrement important dans les services tels que les RH, le service juridique et le service financier qui gèrent un grand nombre de documents confidentiels.

3. Verrouillez l'accès

Pour les services qui traitent régulièrement des informations sensibles, vous devez renforcer le niveau de sécurité des impressions.

Certaines imprimantes vous permettent de verrouiller toutes les fonctions d'impression jusqu'à ce qu'un utilisateur autorisé se connecte, ou de définir des niveaux d'accès pour chaque utilisateur. Vous pouvez également fixer une date limite pour la récupération des documents, l'imprimante supprimant les données après un certain temps. Vous définissez ce délai comme vous le souhaitez, qu'il s'agisse d'une période de plusieurs heures ou même de plusieurs jours.

Avec certains appareils, vous pouvez également utiliser Microsoft Active Directory ou un serveur avec authentification LDAP pour gérer qui peut ou ne peut pas accéder à vos imprimantes.

4. Sécurisez vos numérisations

Vos mesures de sécurité en matière d'impression ne doivent pas se limiter aux documents imprimés. Sécurisez les documents numérisés sous forme de fichiers PDF à l'aide d'un mot de passe PIN, par exemple en utilisant la fonction Secure PDF de Brother. Utilisez également des solutions d'automatisation des documents pour améliorer vos paramètres de sécurité, y compris des fonctions telles que la rédaction automatique d'informations confidentielles.

Protégez davantage les numérisations grâce au protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP). Scan to SFTP garantit que toutes les numérisations téléchargées sont protégées à 100 %. Envoyez des données numérisées avec une couche de cryptage à vous-même ou à un client. Ainsi, les informations restent sécurisées si vos documents numérisés sont interceptés.

5. Formez vos employés

De nombreux incidents de perte de données sont causés involontairement par les utilisateurs. Il est essentiel que les entreprises sensibilisent leurs employés à l'importance de protéger les informations sensibles et leur fassent prendre conscience des menaces malveillantes.

6. Impliquez la direction

L'ampleur des dommages causés par les cyberattaques et les violations de données, combinée aux exigences de la législation GDPR, signifie que la sécurité des processus d'impression et de numérisation n'est plus seulement la responsabilité du service informatique. Elle nécessite une réflexion stratégique au niveau de la direction, avec l'implication du DSI et du RSSI.

En définitive, la sécurisation de votre environnement d'impression et de numérisation implique de prêter attention aux personnes, aux processus et aux outils. Vous pouvez faire beaucoup par vous-même, mais ne négligez pas l'impact d'une expertise objective extérieure. Assurez-vous que chacun connaît ses responsabilités et peut jouer son rôle. Dans la gestion aussi.

Prenez le contrôle de votre sécurité d'impression et de numérisation dès aujourd'hui

Le risque lié aux documents imprimés non sécurisés est plus important que vous ne le pensez. Il est temps de prendre des mesures proactives pour protéger vos données sensibles et éviter les violations coûteuses. Examinez votre propre infrastructure de sécurité des imprimantes et découvrez les solutions de sécurité de Brother ou parlez à un expert en sécurité de Brother pour commencer.

Vous envisagez de mettre en place une sécurité des imprimantes?

Regardez « L'interrogatoire », notre court métrage (bientôt disponible), et découvrez les conséquences réelles des imprimantes non sécurisées.