De economie is zeer onvoorspelbaar. Je printerkosten hoeven dat niet te zijn.

Wereldgebeurtenissen, van pandemieën tot politieke onrust, hebben op grote schaal verstoringen veroorzaakt en de bevoorradingsketens ontwricht. De inflatie heeft een einde gemaakt aan de veronderstelling dat technologische producten en diensten zelden in prijs stijgen en dat ze meer waar voor hun geld bieden.

Bedrijfsleiders verwachten een recessie in 2023. Toch voorspelde onderzoeksbureau IDC in augustus 2022 dat de ICT-investeringen in Europa dit jaar met 4% zouden blijven groeien, hoewel het in juli waarschuwde voor een alternatief "recessiescenario" dat zou kunnen leiden tot een "lichte krimp". Omgekeerd betekent het tekort aan vaardigheden dat veel technologieleiders moeite hebben om hun posities in te vullen, waardoor teams onderbemand blijven en overwerkt raken.

Dit alles heeft gevolgen voor de werking van je printer- en scannerpark, en je kosten zullen zeker onder de loep worden genomen. Volgens IDC hebben KMO’s vaak niet de reserves om moeilijke economische tijden door te komen. Het is daarom van cruciaal belang dat ze technologie intelligent en naadloos toepassen en zich richten op efficiëntie, kostenbesparingen, productiviteit en automatisering - en - snel - om de huidige economische crisis te doorstaan. IDC merkte ook op dat KMO's minder cloud-technologie gebruiken en meer vertrouwen op fysieke apparatuur, waaronder printers, waardoor ze kwetsbaar zijn voor tekorten.

Dus hoe kunnen bedrijven kosteneffectiever worden als het om printen, kopiëren en scannen gaat?

Tijd om je afdrukkosten te analyseren

Het lijdt geen twijfel dat afgedrukte documenten voor de overgrote meerderheid van de bedrijven centraal blijven staan, en dat zal waarschijnlijk niet snel veranderen.

Maar werken je printers, scan- en kopieerapparaten wel efficiënt en kosteneffectief voor je individuele gebruikers en voor het bedrijf als geheel?

Naast de initiële kosten van je infrastructuur is het belangrijk te weten wat de totale impact is van het afdrukken van een document met betrekking tot verbruiksartikelen, zoals inkt of toner. Deze kennis kan worden gebruikt om gebruikers aan te zetten tot zuiniger gedrag, zoals dubbelzijdig afdrukken of het gebruik van een conceptinstelling.

U vraagt zich dan af of je apparatuur wel zo efficiënt is als ze zou kunnen zijn. Oudere apparaten bieden je misschien niet de informatie die je nodig hebt om doeltreffend te plannen en te beheren en geven je gebruikers misschien niet alle functionaliteiten, terwijl middelen, zoals stroom en verbruiksproducten, worden verspild met weinig nuttig resultaat.

Het kan daarom zinvol zijn om inefficiënte en moeilijk te integreren apparaten te vervangen door moderne, kosteneffectieve, gemakkelijk te integreren printers en scanners die gebruikers alle functionaliteiten bieden die ze nodig hebben.

Van gegevens naar strategie

Dit betekent dat je een meer strategische benadering van kosten- en efficiëntiebeheer kunt hanteren, of het nu gaat om het verplaatsen van apparaten voor efficiënter gebruik, het automatiseren van de bestelling van verbruiksartikelen of het signaleren van onnodige activiteiten, zoals overmatig gebruik van kleur of afdrukken van hoge kwaliteit.

Idealiter kan je de status van je apparatuur monitoren, zodat je kunt anticiperen op en plannen van herstel- of optimalisatiewerkzaamheden, ernstiger problemen in de toekomst kunt oplossen en ervoor kunt zorgen dat je afdrukapparatuur altijd optimaal werkt.

Het is zelfs heel goed mogelijk dat je meer voordeel haalt uit het leasen van je afdrukapparatuur dan uit het bezit ervan. Een gespecialiseerde partner kan je huidige configuratie beoordelen en verbeteringen voorstellen, zowel inzake de meest geschikte apparatuur als het beheer van documenten binnen je bedrijf.

Ze hebben ook de expertise om upgrades, optimalisaties en reparaties uit te voeren, zodat je team zich op belangrijkere activiteiten kan richten. Ze beschikken over een grondige kennis van specifieke kwesties zoals beveiliging of automatisering van bedrijfsprocessen, en hoe je printactiviteiten kunnen worden ingepast in bredere digitale transformatie- en productiviteitsinspanningen.

Uiteindelijk zorgt leasing ervoor dat je print- en scankosten een voorspelbare operationele uitgave worden in plaats van kapitaalkosten. Dit zal transparanter en aanvaardbaarder zijn voor je financiële tegenhangers.

De meeste bedrijven zullen de komende maanden te maken krijgen met economische tegenwind. Maar als je nu werk maakt van je afdrukstrategie kan je meer zekerheid krijgen over je uitgaven. Om te beginnen, klik je u naar onze oplossingen voor efficiëntie of neem vandaag nog contact op met een van onze experts.