L'économie est extrêmement imprévisible. Les coûts de votre imprimante ne doivent pas l'être.

Les événements mondiaux, les pandémies et les troubles politiques ont provoqué des perturbations généralisées et bouleversé les chaînes d’approvisionnement. L’inflation a mis fin à l’hypothèse selon laquelle les produits et services technologiques ont augmenté rarement en terme de prix, et offrent un meilleur rapport qualité/prix.

Les dirigeants d'entreprise sont préparés à une récession en 2023. Pourtant, en août 2022, la société de recherche IDC (article en anglais) avait prédit que les investissements dans les TIC (Technologies de l'information et de la Communication) en Europe continueraient à augmenter de 4% cette année, bien qu'en juillet elle ait mis en garde contre un « scénario de récession » alternatif qui pourrait entraîner une "légère contraction". À l'inverse, la pénurie de compétences signifie que de nombreux leaders technologiques ont du mal à combler leurs postes, ce qui laisse les équipes en sous-effectif et surchargées.

Tout cela a un impact sur le fonctionnement de votre parc d'imprimantes et de scanners, et vos coûts sont sûrs de passer sous le microscope. Selon IDC (article en anglais), les PME n'ont souvent pas de réserves pour pouvoir traverser des périodes économiques difficiles. Il est donc « essentiel pour elles d'appliquer la technologie intelligemment et de se concentrer sur l'efficacité, les économies de coûts, la productivité et l'automatisation - et - rapidement – afin de faire face aux crises économiques actuelles ». IDC a également noté que les PME utilisent moins de technologies cloud et dépendent davantage de l'informatique physique, y compris des imprimantes, ce qui les rend vulnérables aux pénuries.

Comment les entreprises peuvent-elles donc être plus rentables en matière d'impression, de copie et de numérisation ?

Il est temps d'analyser vos coûts d'impression

Il ne fait aucun doute que les documents imprimés restent au centre de la grande majorité des entreprises, et cela ne va probablement pas changer de sitôt.

Mais est-ce que votre imprimante, vos périphériques de numérisation et de copie fonctionnent efficacement et de manière rentable pour vos utilisateurs individuels et pour l’ensemble de l’entreprise ?

Au-delà du coût initial de votre infrastructure, il est important de saisir l'impact total de l'impression d'un document en termes de consommables, tels que l'encre ou le toner. Ces connaissances peuvent être utilisées pour inciter les utilisateurs à adopter un comportement plus économe, comme l'impression recto verso ou l'utilisation d'un réglage de brouillon.

Vous vous posez alors la question de savoir si votre matériel est aussi efficace qu'il pourrait l'être. Les appareils plus anciens ne vous fournissent peut-être pas les informations dont vous avez besoin pour planifier et gérer efficacement vos ressources - alimentation, consommables,...

Il peut donc être judicieux de remplacer les périphériques inefficaces et difficiles à intégrer par des imprimantes et des scanners modernes, économiques et faciles à intégrer qui offrent aux utilisateurs toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin.

Des données à la stratégie

Cela signifie que vous pouvez adopter une approche plus stratégique de la gestion des coûts et de l'efficacité, que ce soit pour déplacer des périphériques afin d'assurer une utilisation plus efficace, pour automatiser la commande de consommables ou pour mettre en évidence des activités inutiles telles que la surutilisation de la couleur ou l'impression de haute qualité. 

Idéalement, vous pourrez surveiller l'état de votre équipement, afin de prévoir et de planifier les travaux de correction ou d'optimisation, de résoudre des problèmes plus graves à l'avenir et de garantir que vos périphériques d'impression fonctionnent toujours de manière optimale.

De plus, louer votre équipement d'impression peut s'avérer plus rentable que de le posséder directement. Un partenaire spécialisé sera en mesure d'évaluer votre configuration actuelle et de proposer des améliorations, à la fois en termes d'équipement le plus approprié que dans la gestion des documents au sein de votre entreprise.

Ils auront également l’expertise nécessaire pour effectuer des mises à niveau, des optimisations et des réparations, afin que votre équipe puisse se concentrer sur des activités plus importantes. Ils auront également une connaissance approfondie des problèmes spécialisés tels que la sécurité ou l'automatisation des processus métier, et de la manière dont vos opérations d'impression peuvent s'intégrer dans des efforts plus vastes de transformation numérique et de productivité.

En fin de compte, la location permet à vos coûts d'impression et de scanner de devenir une dépense opérationnelle prévisible plutôt qu'un coût d'investissement. Ce qui sera plus transparent et plus acceptable pour vos homologues de la finance.

La plupart des entreprises seront secouées par les conjonctures économiques au cours des prochains mois. Mais agir sur votre stratégie d'impression maintenant pourrait assurer plus de certitude dans vos dépenses. Pour commencer, découvrez nos solutions de maîtrise des coûts ou contactez l'un de nos experts.