Aanzienlijke besparingen op de lange termijn
Dartford en Gravesham NHS Trust beheert drie ziekenhuizen en een verpleegafdeling in Kent. Met ongeveer 3.500 medewerkers verspreid over vier locaties en een volledig scala aan acute diensten, waaronder spoedeisende hulp en kraamzorg, is de trust sterk afhankelijk van gedrukte documenten voor het bijhouden van gegevens en communicatie.
De trust beheerde het drukwerk intern, maar ondervond aanzienlijke problemen met de betrouwbaarheid en kwaliteit van het drukwerk, gebruikte een grote hoeveelheid verbruiksartikelen en had te maken met hoge onderhoudskosten.
In 2013 benoemde de trust Brother tot de exploitatie van de eerste beheerde printservice. Sindsdien is de relatie gegroeid en geëvolueerd en is nu actief op alle drie de locaties.
Als gevolg hiervan heeft de trust ruim € 200.000 bespaard en hebben de printers gedurende de hele relatie een uptime van 99,9% bereikt, waardoor essentiële tijd van het personeel is vrijgekomen, vooral op kritieke afdelingen, waaronder ongevallen en noodgevallen (SEH).
De juiste diagnose
Het gebruik van een printerpark dat goed is afgestemd op de vereisten van elk team in de organisatie is essentieel voor het leveren van een efficiënte printfunctie.
In nauwe samenwerking met de trust voerde Brother een uitgebreide audit uit van de printvereisten van elke afdeling in de drie ziekenhuisgebouwen. Hieruit bleek dat de bestaande vloot van 700 printers zeer slecht was afgestemd op de behoeften. Veel eenheden werden alleen door individuele personen gebruikt en werden zeer licht gebruikt, terwijl andere last hadden van zeer drukke afdelingen.
Zo werden de spoedeisende hulpafdelingen geïdentificeerd als de grootste printgebruikers, wat verklaart waarom zij ook het hoogste aantal printerstoringen zagen – iets waarvan de IT-afdeling ten onrechte had aangenomen dat het te wijten was aan misbruik door het personeel.
Zorgen voor afstemming
Op basis van de audit specificeerde Brother een gestroomlijnd printerpark dat nauw aansluit bij de behoeften van elke afdeling. Er werden meer units geïnstalleerd op afdelingen waar de printvolumes het hoogst waren, terwijl gebruikers met lagere printbehoeften werd gevraagd units te delen.
Het plan zorgde er ook voor dat kleurenprinters alleen werden gebruikt waar er een technische vereiste was, zoals afdelingen waar scans in kleur moeten worden bekeken om door artsen te kunnen worden begrepen, waardoor de kosten laag konden blijven.
Een zichtbare verbetering
Een belangrijk voordeel van de MPS-overeenkomst is dat de trust nu volledig inzicht heeft in hoe haar printers worden gebruikt en hoe ze presteren.
Dit betekent dat alle pijnpunten waarbij printers het aanbevolen gebruiksniveau overschrijden, of gevallen waarin printers te weinig worden gebruikt, kunnen worden aangepakt om voortdurende efficiëntie te garanderen.
