Vijf overwegingen bij het aankopen van printers voor externe medewerkers

Door de opkomst van afstandswerken zien ondernemingen zich genoodzaakt gericht na te denken over printoplossingen, vooral omdat het afdrukken eenvoudig moet verlopen voor werknemers, ongeacht hun locatie.

Nu bedrijven overwegen hun werknemers te ondersteunen in deze uitdagende tijden, zijn apparaten die afstandswerken en een eenvoudige integratie in de thuisnetwerken van medewerkers mogelijk maken, essentieel als zowel het personeel als de organisatie van de oplossing gebruik willen maken.

Ben je verantwoordelijk voor het selecteren van IT-apparatuur in je bedrijf?

1. Connectiviteit en eenvoud

De gemiddelde werknemer is geen IT-expert. Het verminderen van de technische complexiteit van installatie, probleemoplossing en onderhoud van de printer is dus een topprioriteit. Als je personeel zich minder zorgen maakt, voorkom je tijdverspilling aan hulplijnoproepen en onnodige downtime - en kunnen ze zich concentreren op waar ze goed in zijn en doorgaan met hun werk.

We weten dat mensen niet voortdurend achter hun laptop zitten als ze thuiswerken. Om de efficiëntie te behouden, kunnen apps voor smartphones en tablets helpen om taken soepeler te laten verlopen.

Overweeg de voordelen van een kortlopend Managed Print Service (MPS) thuiswerkcontract om je medewerkers thuis te helpen efficiënt te werken. Deze oplossing biedt alles wat ze nodig hebben om productief te blijven. Naast de printer kan je ook installatie op afstand, automatisch bestellen en bezorgen van toner toevoegen - en de mogelijkheid om problemen op afstand te identificeren en op te lossen, maakt het leven voor iedereen gemakkelijker en veiliger.

2. Ruimte beter benutten

Zelfs vóór het sociale-afstand-tijdperk was het effectief gebruik van kantoorruimte vaak een belangrijke overweging voor bedrijven. Maar nu mensen hun logeerkamers en keukentafels aanpassen bij het creëren van werkruimten, is het kiezen van ruimtebesparende printapparatuur belangrijker dan ooit.

Als je bedrijf overweegt te investeren in apparaten voor je externe werknemers, onthoud dan dat gebruikers van thuiskantoren niet per se een apparaat met hoge specificaties nodig hebben. Velen kampen ook met uitdagende ruimtebeperkingen. In deze gevallen zijn compacte toestellen ideaal om de beperkte beschikbare ruimte optimaal te benutten.

Naarmate de bedrijven steeds meer andere uitdagingen voor afstandswerken - zoals connectiviteit, samenwerking en beveiliging - overwinnen, zullen alle gebruikers hetzelfde niveau van verbetering verwachten. Dit betekent dat je personeel thuis optimaal over de volledige kantoorfunctionaliteit moet beschikken. De ruimtebeperkingen van je gebruikers in evenwicht brengen met hun functionaliteitsverwachtingen, kan op korte termijn meer tijd in beslag nemen, maar het levert op de lange termijn wel gebruikerstevredenheid op.

3. Milieukwesties

Bedrijven en hun personeel worden steeds milieubewuster. Mensen willen meer dan ooit kopen bij bedrijven met duurzame processen¹ - en werknemers zoeken werkgevers die duurzaamheid belangrijk vinden².

We weten dat bedrijven de duurzaamheid van printers gewoonlijk alleen evalueren tijdens het operationele gedeelte van hun levenscyclus, omdat hier grotere kosten worden gemaakt (verbruiksartikelen en energie). Maar wat moeten bedrijven overwegen om het voor telewerkers duurzaam te houden?

Onthoud vooral dat, hoewel duurzaamheidswinst hier de kosten verlaagt, de sleutel tot het maken van een echt verschil duurzaamheid is en dit in elke fase van de levenscyclus van je apparatuur. Het gaat over de apparaten die in het thuiskantoor van werknemers gebruikt worden; bedrijven moeten ervoor zorgen dat de geleverde apparatuur in verhouding staat tot het werk dat wordt gedaan.

Vraag jezelf af: Is de printer duurzaam ingekocht? Biedt mijn leverancier gratis inzameling en recyclage van tonercartridges aan? En zullen ze het toestel voor mij verwijderen in overeenstemming met de EU-richtlijn betreffende afgedankte elektrische en elektronische apparatuur?

4. Beveiliging

Elke onderneming beweert dat gegevensbeveiliging van groot belang is. Maar als de nadruk ligt op het beschermen van servers, computers en databases, vergeet men al snel dat printers net zo veilig moeten zijn als de andere apparaten in het bedrijfsnetwerk.

Het is onwaarschijnlijk dat het thuisnetwerk van medewerkers op bedrijfsniveau beveiligd is. Je moet dus oppassen dat je hiermee geen achterdeur biedt naar je veilig netwerk.

Zonder het voordeel van een beveiligd netwerk achter een firewall op bedrijfsniveau, zullen externe werknemers hulp zoeken bij het beheren van hun printerbeveiliging. Door printers te kiezen met hoogwaardige beveiligingsfuncties, zoals end-to-end-codering, neem je deze zorgen weg. Meer over het beschermen van je gegevens lees je onze blog over afdrukbeveiliging.

Als je externe medewerkers al een eigen printer hebben, raden we je aan naar hun beveiligingsfuncties te vragen om te weten dat ze voldoen aan je beveiligingsnormen, voordat je akkoord gaat met het gebruik ervan. Tot slot, zorgt je er best voor dat je de beveiligingscirkel sluit door externe medewerkers de mogelijkheid te bieden vertrouwelijke documentatie te versnipperen en veilig te verwijderen.

5. Kostenefficiëntie

Aangezien bedrijven blijven omgaan met de uitdagingen van het beschikbaar stellen van middelen en het beheren van de behoeften van externe medewerkers, zijn eventuele incrementele besparingen op tijd, efficiëntie en kosten een essentiële bijdrage aan de rentabiliteit.

Investeren in een Managed Print Service maakt het tot in detail bijhouden van het printergebruik eenvoudig - je identificeert gebieden waar je afdrukken kunt optimaliseren en een belangrijke kosten- en efficiëntiewinst kunt behalen. Met een MPS wordt niet alleen het gebruik beperkt om uitgaven te beheren; je contract dekt ook onderhoudsondersteuning die onvoorspelbare kosten vermijd als een printer stopt met werken.

Naast een MPS is het instellen van printers om zuiniger te werken een eenvoudige manier om de kosten voor jou en je werknemers te verlagen. Het inschakelen van de slaapstand in de instellingen vermindert bijvoorbeeld het energieverbruik als een printer niet gebruikt wordt. En je kan de hoeveelheid gebruikte toner en papier verminderen door printerinstellingen aan te passen, zoals het verlagen van de afdrukkwaliteit voor concepten, afdrukken in grijstinten of van meerdere pagina's op één blad.

Lees meer over de vijf belangrijkste kenmerken en voordelen van service voor afdrukbeheer.

1 www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - December 2018
2 ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - October 2019