Decentralisatie van kantoren: de wereldwijde trend die elke IT-manager moet kennen

De afgelopen jaren hebben we veel veranderingen gezien in de bedrijfswereld.

Decentralisatie is nu een wereldwijde trend, waarbij een indrukwekkende verschuiving plaatsvindt weg van centrale locaties, individuen en infrastructuur. 

Werken op afstand is nu een wereldwijde trend voor bedrijven en individuen. Dit blijkt uit de populariteit van co-working spaces, de migratie naar clouddiensten, verbeterde kantoortechnologie en de mogelijkheid om effectief los van de collega's te werken.   

Arman Eshraghi, CEO van business analytics platform Qrvey¹, schrijft in Forbes: "Langdurige decentralisatie is de sleutel tot succes en stabiliteit."

“Wat misschien moeilijk voor te stellen is, is dat de wereld in dit decennium waarschijnlijk meer vooruitgang heeft geboekt op het gebied van decentralisatie dan in de afgelopen 10.000 jaar."

Wat is de oorzaak van de decentralisatie van bedrijven?

De meest voor de hand liggende reden is de manier waarop bedrijven in België hebben gereageerd op de COVID-19 pandemie.

Volgens Eurostat² is het aantal werkende EU-werknemers dat "gewoonlijk thuis werkt" tussen 2019 en 2021 met 8% gestegen.  

En volgens Square talk³ voelde 90% van de werknemers zich "even productief" door op afstand te werken en gelooft 84% dat werken op afstand na de pandemie hen gelukkiger maakt. Velen zijn bereid een salarisverlaging te aanvaarden.

Eenvoudig gezegd: dit zijn de verwachtingen van werknemers - dus bedrijven moeten zich aanpassen. 

Dat gebeurt ook, maar misschien niet overal, want er bestaat een kloof tussen bedrijven die verwachten dat hun werknemers gemiddeld vier dagen per week op kantoor zijn en werknemers die bereid zijn drie of minder dagen op kantoor te werken.

Bedrijven moeten zich aanpassen aan het afstandswerken en dit heeft verschillende gevolgen, zoals een vermindering van de omvang van hun kantoren, omdat mensen er minder gebruik van maken. 

Nu de arbeidsmarkt steeds meer in het voordeel van de werknemer werkt, zullen bedrijven waarschijnlijk toegevingen moeten doen om talent te behouden.  

De pandemie is echter niet de enige reden van decentralisatie. 

Een jongere, meer technisch onderlegd personeelsbestand verlegt hier al minstens tien jaar de grenzen. 

Zo opende co-workinggigant WeWork in 2011 zijn deuren voor ondernemers in New York en breidde daarna uit naar populaire technologiesteden in Frankrijk, Duitsland, Spanje, Italië en het VK.

Veel bedrijven maken ook gebruik van hun co-working spaces, zodat het personeel kan genieten van een meer collaboratieve werkruimte, betere cateringfaciliteiten en de nieuwste technologie - waarmee ze afstappen van de traditionele kantooraanpak. 

Hoe passen bedrijven zich aan de decentralisatie aan?

Bedrijven hebben hun werkwijze moeten aanpassen om werken op afstand mogelijk te maken, waardoor er minder werknemers op kantoor werken en er dus minder gebouwen nodig zijn.  

Er is ook een trend bij groeiende en middelgrote bedrijven om kantoorruimte te huren in plaats van te investeren in commercieel vastgoed.

De decentralisatie laat bedrijfsleiders zien hoe belangrijk het is om wendbaar te blijven en zich aan te passen aan flexibele werkpraktijken zonder de last van een langlopende eigendom.

Jim Coleman, Head of Economics bij WSP UK zegt: “Ik denk dat geen enkel bedrijf terug wil naar de vroegere aanpak en dat heeft onmiddellijke gevolgen voor de ruimte.”

Nu steeds meer werknemers op afstand werken, worden de beveiligingsrisico's van decentralisatie duidelijk. Als gevolg daarvan richten bedrijven zich meer dan ooit op online beveiliging, inclusief verbeterde netwerk- en apparaatbeveiliging voor werknemers op afstand.

Volgens het 2023 Tech Outlook⁴ rapport van Red Hat zullen IT-verantwoordelijken in 2023 meer investeren in cybersecurity dan in innovatie.

Uit het onderzoek bij 1.703 IT-managers bleek dat beveiliging "veruit" de belangrijkste algemene financieringsprioriteit was in de komende 12 maanden: bij 44% stond het in hun top drie van prioriteiten, naast cloudinfrastructuur (36%) en IT/cloudbeheer (35%).

Maatregelen die worden genomen om de netwerkbeveiliging te verbeteren zijn onder meer het gebruik van een Virtual Private Network (VPN) en de invoering van tweestapsauthenticatie (2FA) of Media Access Control (MAC) adresfiltering.

De beveiliging van apparaten wordt nu versterkt met single sign-on (SSO) en biometrische verificatie, zoals gezichtsherkenning.    

Tegen 2024 zal 30% van de alle organisaties⁵ apparaten met minder functies kiezen omdat ze hun beoeften volledig definiëren.

De fysieke infrastructuur blijft echter even belangrijk.

Overgang naar kleinere, slimmere technologie 

Men kan snel en eenvoudig ruimte besparen door je technologiebehoeften te herbekijken.

Er zijn bijvoorbeeld multifunctionele apparaten beschikbaar die zowel op formaat A3 als A4 kunnen afdrukken, en aan de behoeften van het bedrijf voldoen terwijl ze kleiner en efficiënter zijn. Veel bedrijven stappen dan ook af van grote A3-apparaten en kiezen voor een meer gestroomlijnde aanpak.

Dit bespaart niet alleen ruimte en kosten. Slimmere, efficiëntere apparaten helpen ook om je ecologische, sociale en beleidsactiviteiten te ondersteunen - een andere belangrijke overweging voor toekomstgerichte bedrijven in 2023.

De beste aanpak hier is: beslissen of je bedrijf grote, gecentraliseerde apparatuur nodig heeft, een infrastructuuraudit uitvoeren of gespecialiseerd advies inwinnen, om de behoeften van gebruikers in deze nieuwe gedecentraliseerde wereld opnieuw te beoordelen. Het is belangrijk dat de juiste apparatuur beschikbaar is voor de juiste gebruiker, ongeacht of er op afstand gewerkt wordt.

Hoe kan decentralisatie mijn bedrijf ten goede komen? 

Het is duidelijk dat werken op afstand een blijvertje is. Het beste is om het volledig te omarmen, concurrerend te blijven en de verwachtingen van het personeel te koesteren.

In feite heeft decentratlisatie veel voordelen voor bedrijven. Betere technologie betekent efficiëntere processen, een kostenbesparing en gelukkiger personeel.

Door de invoering van intelligente automatisering in IT-activiteiten wordt bijvoorbeeld het werken op afstand ondersteund, omdat het personeel niet langer op locatie toegang hoeft te hebben tot bestaande systemen.

Cloudgebaseerde softwareoplossingen verminderen ook de tijd die werknemers besteden aan repetitieve, handmatige gegevenstaken, zodat ze zich kunnen concentreren op klanttevredenheid.

Een oplossing als Robotic Process Automation (RPA) kan ook aanzienlijke kostenbesparingen opleveren, en daarom zijn veel financiële instellingen er al vroeg mee begonnen.

“Na de financiële crisis en COVID-19 blijven bedrijven streven naar meer efficiëntie en een betere productiviteit", legt Steve Perkins, global leader for technology bij Grant Thornton uit⁶."

“In dit digitale tijdperk kijken bedrijven steeds vaker naar technologie als antwoord op hun vragen.”

Decentralisatie stelt je werknemers in staat om meer gefocust en tevreden te werken.

Ze moeten minder pendelen van en naar een centraal kantoor en hebben, met de juiste maatregelen, overal ter wereld veilig toegang tot bedrijfssystemen.

Dit leidt dan weer tot een positievere bedrijfscultuur, gebaseerd op vertrouwen en vrijheid zonder per se op kantoor te moeten zijn.

Brother International Europe verklaart: "We hebben een seismische verschuiving gezien in de manier waarop bedrijven werken als gevolg van decentralisatie."

“Belangrijke betrokkenen hoeven niet langer vijf dagen per week op het hoofdkantoor te zitten en fysiek leiding te geven aan een team vanuit het kantoor."

“Nu moeten ze een ongelijksoortig personeelsbestand in staat stellen om te werken door te investeren in de juiste technologie, veilige toegang op afstand en een betere balans tussen werk en privé."

“IT-verantwoordelijken staan vaak vooraan bij deze decentralisatie, van het optimaliseren van kantoorhardware tot het zorgen dat hun bedrijf investeert in de juiste clouddiensten en beveiligingsmaatregelen."

“Vanuit operationeel oogpunt is het nu de verantwoordelijkheid van IT-managers om ervoor te zorgen dat de productiviteit hoog en kosteneffectief blijft, of het personeel nu vanuit het hoofdkantoor of op afstand werkt - wat een ontmoedigende taak kan zijn."

“Als het goed wordt gedaan, zien we dit echter als een positieve kans voor alle bedrijven. Door decentralisatie te omarmen, kunnen ze prioriteit geven aan het welzijn van hun personeel door te investeren in de juiste technologie en zich aan te passen aan werkpraktijken die bij hen passen".

Contacteer een expert en ontdek hoe Brother je kan helpen je bedrijf te decentraliseren.

1 https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/05/10/why-business-leaders-should-prepare-for-the-shift-to-decentralization/?sh=5e80a4f2d601
2 https://ec.europa.eu/eurostat/en/web/products-eurostat-news/-/ddn-20221108-1
3 https://squaretalk.com/remote-work-statistics
4 https://www.zdnet.com/article/when-it-comes-to-tech-spending-in-2023-theres-one-top-priority
5 https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US49751022&pageType=PRINTFRIENDLY
6 https://www.grantthornton.co.uk/insights/international-business-report-h1