Les services de gestion des impressions au service du travail hybride : 4 considérations à retenir

En plus d'augmenter les risques de cyber-attaque, le travail hybride donne du fil à retordre aux professionnels de l'informatique, notamment en termes de visibilité réduite sur l'utilisation des imprimantes et d'obstacles importants pour tout ce qui touche à la maintenance et à la réparation des périphériques acquis de façon traditionnelle.

Les solutions de gestion des impressions (MPS) permettent cependant de gagner du temps, d'améliorer l'efficacité, d'augmenter la productivité et de réduire les coûts. Cette approche favorise également la réduction du gaspillage et des dépenses d'investissement tout en améliorant les flux de trésorerie et la sécurité des information.

Il n'est donc pas surprenant que 53 % des entreprises déclarent que leur investissement en matière de gestion des impressions devrait augmenter au cours des 12 prochains mois¹ - les PME étant les plus adeptes de ces solutions, en raison de la croissance d'attaques logicielles malveillantes (malwares) et de violations de données dont elles font l'objetles PME étant les plus adeptes de ces solutions, en raison de la croissance d'attaques logicielles malveillantes (malwares) et de violations de données dont elles font l'objet.²

Voici quatre points à prendre en compte lorsque vous mettez en œuvre une solution de gestion des impressions au sein de votre process travail hybride, afin de ne pas vous laisser distancer.

1. Comment les services des gestion des impressions peuvent-ils améliorer la sécurité du réseau, des périphériques et des documents ?

Dans un monde qui favorise de plus en plus le travail hybride, les entreprises attendent des garanties en matière de sécurité de la part de leur fournisseur d'impression.¹ Cette attente est tellement importante que 71 % déclarent avoir mis en œuvre une approche « Zero Trust » qui traite chaque utilisateur, périphérique et flux de données comme étant suspect et qui nécessite une authentification pour chaque action.¹

L'élimination des failles de sécurité, pour les professionnels travaillant à domicile et au bureau, est un élément clé d'une solution de gestion des impressions, ce qui vous permet d'appliquer un niveau de sécurité « Zero Trust » sur l'ensemble des périphériques d'impression connectés à votre réseau.⁵

Un service de location d'imprimantes vous donne accès à des périphériques dotés d'un niveau de sécurité intégré de haut niveau. Privilégiez des fonctionnalités comme l'impression par carte magnétique ou NFC, l'impression protégée par code PIN, le chiffrement des données (ou cryptage des données) au niveau de l'entreprise et la détection automatique des intrusions, qui assure une surveillance permanente face aux tentatives de piratage.

2. Comment les services de gestion des impressions MPS peuvent-ils contribuer à la transformation digitale ?

Dans le monde professionnel post-pandémique, la numérisation des documents devient une absolue nécessité.

À mesure que les entreprises opèrent leur transformation digitale pour adopter de façon pérenne des pratiques de travail ayant connu une forte accélération au cours de la pandémie³, 37 % d'entre elles considèrent les services de gestion des impressions comme un levier important en faveur de la digitalisation.⁵

La gestion des impressions donne accès à des périphériques multifonctions qui permettent non seulement l'impression de documents, mais aussi la numérisation, la sauvegarde et le partage de ces mêmes documents.

Pour obtenir rapidement des résultats tangibles en matière de transformation digitale, votre fournisseur de services d'impression doit pouvoir vous accompagner dans la numérisation de vos process et faciliter la collaboration à distance.⁵ Dans ce but, Brother s'est associé à Kofax pour proposer ControlSuite, un logiciel de pointe pour la capture, l'impression et la gestion documentaire.

En plus d'automatiser les flux de documents, d'optimiser la sécurité et de garantir la conformité, ControlSuite offre une expérience utilisateur cohérente, sur une large gamme d'imprimantes et d'équipements multifonctions, quel que soit le lieu ou l'environnement système.

3. Comment les services de gestion des impressions peuvent-ils contribuer au développement durable ?

Un comportement responsable et durable est désormais une question prioritaire pour les entreprises. La réduction du gaspillage lié aux impressions limite les impacts financiers et environnementaux. Les services de gestion des impressions vous permettent de surveiller et de gérer la quantité de papier, d'énergie et de consommables utilisés par vos employés, sur plusieurs sites.

Non seulement 83 % des entreprises reconnaissent l'importance du développement durable pour leur entreprise, mais 52 % d'entre elles estiment que la réduction de leur empreinte environnementale, au travers de la gestion des impressions, est désormais plus prioritaire que la réduction de leurs coûts.¹ Pour vous aider à atteindre cet objectif, vous pouvez également ajouter le retour et le recyclage des cartouches usagées dans la checklist de votre service de gestion des impressions.

4. Comment les services de gestion des impressions peuvent-ils aider à gérer les volumes d'impression variables ?

85 % des entreprises ont signalé une baisse des volumes d'impression liée à la pandémie.¹ Cela dit la réduction des volumes d'impression après la pandémie pourrait être inférieure à ce que vous imaginez.

En effet les entreprises dont l'effectif se situe entre 1 et 20 employés comptent imprimer seulement 11 % de pages en moins.⁴

Le véritable défi du travail hybride ne vient pas de la gestion de volumes d'impression inférieurs, mais de la gestion de volumes d'impression irréguliers. Un service de gestion des impressions peut vous aider à gérer de telles fluctuations, en surveillant le taux d'utilisation des imprimantes et en optimisant votre infrastructure d'impression afin d'offrir une réelle valeur ajoutée.

Et parce que vous ne payez que pour ce que vous imprimez, ce type de service vous offre une visibilité et un contrôle des coûts de chaque imprimante de votre parc, quel que soit son emplacement.

De plus, la gestion des impressions vous fait bénéficier d'alertes automatiques pour le renouvellement et l'envoi de consommables, cartouches d'encre et de toner, que ce soit au bureau ou directement à la maison.

Quelle est la prochaine étape pour les services de gestion des impressions ?

La transition en faveur du travail hybride fait que de plus en plus d'entreprises déplacent leur infrastructure d'impression vers le cloud afin de répondre aux besoins de leurs effectifs amenés à travailler à distance ou à domicile.

Il est donc essentiel pour les entreprises puissent surveiller et gérer les besoins d'impression à distance. Dans ce but, elles pourront développer plus facilement ces capacités si leur fournisseur en gestion des impressions leur apporte des outils calibrés pour le cloud, dans le but de gérer les environnements bureautiques et domestiques.

Pour découvrir comment les services de gestion des impressions Brother peuvent aider votre entreprise à accompagner le développement du travail hybride dans un monde post-pandémique, consultez nos solutions dédiées à la gestion des impressions.

1. Quocirca: "What Next for the Print Industry, 2021?"
2. Millioninsights.com: "Report Summary: Managed Print Services (MPS) Market Analysis Report, By Channel, By Deployment, By Organization, By Application And Segment Forecasts From 2020 To 2027"
3. Quocirca: "Managed Print Services, 2021 - Transforming the hybrid workplace"
4. keypointintelligence.com: "Will Office Print Volume Ever Return to Normal? It Depends" - March 2021
5. https://quocirca.com/content/quocirca-mps-2021/