Ce que le secteur juridique peut nous apprendre sur la gestion sécurisée des documents

Les entreprises, en particulier dans le secteur juridique, sont souvent considérées comme lentes à s'adapter aux nouvelles technologies, enlisées dans des processus anciens et une infrastructure informatique obsolète.

L'un des principaux obstacles à la modernisation des habitudes de travail a toujours été leur forte dépendance à l'égard des documents papier et des processus de remplissage manuel.

Toutefois, au cours des deux dernières années, les cabinets d'avocats se sont de plus en plus appuyés sur des solutions technologiques. Selon un rapport de l'Université d'Oxford¹, commandé par la Solicitors Regulation Authority (SRA) et publié en 2021, l'impact de la pandémie a été « considérable », 51% des entreprises utilisant davantage la technologie « pour gérer ou traiter les tâches », 48% pour interagir avec les clients et 26 % pour attirer de nouveaux clients.

Nous examinerons ici les défis auxquels les cabinets d'avocats ont été confrontés et les solutions qu'ils ont mises en place pour parvenir à des méthodes de travail plus efficaces et plus productives.

Accéder aux documents n'importe où, n'importe quand

Imaginez le bureau d'un professionnel du secteur juridique. Il est presque impossible de ne pas envisager des piles de papier et des étagères remplies de dossiers à côté des bureaux et des ordinateurs.

Pour que les professionnels du droit puissent faire leur travail efficacement, il est essentiel qu'ils puissent accéder facilement à ces documents à tout moment. Lorsqu'il y a eu confinement et que le télétravail a été imposé, garantir le même niveau d'accès à plusieurs membres de l'équipe est devenue une priorité du jour au lendemain.

Le cabinet d'avocats britannique Weightmans, par exemple, a vu ses 1 200 employés passer du jour au lendemain du travail au bureau au travail à domicile. Afin de rendre la transition aussi transparente que possible, le cabinet a gardé une équipe restreinte au sein des locaux pour numériser tous les documents.

Dans le cadre de ce processus, chaque document papier a été converti en fichier PDF et stocké dans le système de gestion documentaire sur le serveur. Cela a permis aux employés autorisés d'accéder facilement aux documents depuis n'importe quel endroit et d'assurer la continuité du service.

La numérisation n’est pas seulement une solution rapide à un problème soudain auquel ont été confrontés les cabinets d’avocats, elle offre une opportunité à long terme d'adopter une véritable transformation avec des avantages tangibles.

Les réseaux créés en réponse à la pandémie ont une durée de vie significative et permettent de disposer d'un système d'archivage fiable grâce auquel il est possible de récupérer des informations depuis n'importe quel endroit, sans perdre de temps à chercher où trouver des documents.

Les réseaux créés en réponse à la pandémie ont une durée de vie significative et permettent de disposer d'un système d'archivage fiable grâce auquel il est possible de récupérer des informations depuis n'importe quel endroit, sans perdre de temps à chercher où trouver des documents.

Des process automatisés pour une meilleure gestion des documents

Pour les cabinets d'avocats, la numérisation qui leur permet d'accéder efficacement aux fichiers tout en travaillant à domicile ou au bureau, n'est qu'une partie de la solution. La grande majorité des informations traitées par les cabinets juridiques sont confidentielles, de sorte que la sécurité et la précision au sein des réseaux sont de la plus haute importance.

Les processus de numérisation manuelle laissent une plus grande place à l'erreur humaine, par exemple en égarant des documents ou en les envoyant à la mauvaise personne. Ces types d'erreurs peuvent coûter cher à un cabinet et même porter atteinte à sa réputation. L'automatisation du processus de numérisation et la mise en œuvre de la gestion sécurisée des documents sont des solutions essentielles qui permettent de s'assurer que les documents numérisés se trouvent au bon endroit et qu'ils ne tombent jamais entre de mauvaises mains.

Barcode Utility est l'une des premières étapes pour mettre en place la gestion sécurisée de documents au sein d'une entreprise. Il permet aux scanners de reconnaître le contenu d'une page et son destinataire, généralement via un code-barres ou un QR code figurant sur la page.

Une fois le document marqué numérisé, il est automatiquement filtré et envoyé au bon destinataire sur un réseau sécurisé, ce qui évite toute interception et erreur.

L'intelligence artificielle signifie également qu'une fois ces documents numérisés et étiquetés, ils font partie d'un flux de travail automatisé, étant stockés dans la bonne archive ou base de données, sans nécessiter d'affectation manuelleg.

Cette adaptation de la façon dont les entreprises peuvent transférer des informations est de plus en plus recherchée et offre des possibilités inexploitées à de nombreuses entreprises pour lesquelles le transfert de documents doit être confidentiel, comme le secteur juridique et celui de la santé.

Parallèlement à la confidentialité, elle représente également une approche pré-optimisée de la rationalisation d'une entreprise. Une fois l'infrastructure mise en place, la modularité prend le relais, permettant d'ajouter des voies d'accès supplémentaires vers de nouveaux points de contact, s'adaptant ainsi aux besoins d'une entreprise, quelle que soit sa taille.

La gestion sécurisée des documents offre un double avantage aux entreprises. Elle donne une sécurité flexible sous la forme d'un transfert précis de documents depuis n'importe quel endroit, ce qui élimine les risques d'erreur humaine et garantit que la bonne personne ait accès aux bons documents, évitant ainsi que les documents sensibles ne se retrouvent sur le mauvais bureau.

Quelles sont les premières étapes pour la mise en place d'une solution de gestion sécurisée des documents ?

Apporter des changements importants à la façon de travailler au sein d'une entreprise peut sembler être une tâche énorme. Le secteur juridique a cependant montré que, si ces changements ont pu être catalysés par le bouleversement sismique de nos méthodes de travail du jour au lendemain, ils ont continué à offrir des avantages évidents à long terme.

Cela dit, chaque entreprise est unique dans son mode de fonctionnement et cela signifie qu'il est essentiel de développer une solution sur mesure qui s'intègre de manière transparente à l'infrastructure existante de l'entreprise.

En travaillant avec des partenaires technologiques qui peuvent combiner leur expertise avec une compréhension plus approfondie d'une structure spécifique, les entreprises peuvent créer une solution de gestion de documents qui leur convient.

Non seulement une solution de numérisation et de gestion des documents efficace et sécurisée permet aux entreprises de travailler de manière plus productive, mais elle leur apporte également la souplesse nécessaire pour s'adapter rapidement et efficacement à toutes les méthodes de travail, ce qui renforce leur résilience à long terme.

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1 https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services