Votre guide pour une gestion des impressions multisite réussie

Pour vous aider à optimiser l’installation de votre solution en gestion des impressions (MPS) sur plusieurs sites, voici quelques considérations importantes à prendre en compte.

Définissez les exigences clés de votre solution de gestion d’impression en amont

Si personne ne vous demande d’avoir toutes les réponses, il est cependant conseillé, dans la préparation de votre projet de solution de gestion des impressions, de détailler autant que possible l’étendue de vos besoins. Cela permettra à votre fournisseur de services MPS de vous proposer une solution complète, à même de répondre à vos besoins spécifiques. Parmi les considérations à prendre en compte : avec quel logiciel votre service doit-il communiquer ? Quels sont vos principaux flux de travail ? En établissant à l’avance une liste concrète de vos exigences en matière de contrat de niveau de service (SLA), de déploiement et de reporting, vous évitez d’avoir des problèmes avec vos solutions d'impression par la suite.

Trouvez la bonne combinaison

Bien que vous puissiez assurer un service cohérent sur plusieurs sites, il est peu probable que chaque bureau possède un agencement et des dimensions identiques. Le choix d’un modèle d’imprimante inadapté peut considérablement perturber la productivité de votre activité. Il est donc utile de connaître précisément l’emplacement et l’espace nécessaires pour vos imprimantes. Vous pourrez ainsi répondre aux besoins spécifiques de chaque site, tout en fournissant en même temps un contrôle centralisé et des économies d’échelle. Brother est capable de fournir des conseils, des évaluations et des équipements adaptés pour plusieurs sites, afin d’assurer que les imprimantes appropriées soient positionnées aux emplacements les plus efficaces.

Analysez

Un service de gestion des impressions doit améliorer l’efficacité de votre activité sur de nombreux points, en particulier le temps et la productivité de vos collaborateurs. Au cours de la phase d’évaluation, un bon fournisseur va s’assurer que vous ne surévaluez pas vos besoins d'impression, ce qui peut augmenter les coûts. Une imprimante multifonction équipée de plusieurs options de finition peut s’avérer trop complexe à manipuler pour des utilisateurs peu formés et ayant des besoins d'impression basiques. Une analyse approfondie, combinée avec une série de tests auprès des utilisateurs, vous permet d’engager une réduction des coûts tout en répondant aux besoins des différents sites de votre entreprise. Brother propose un service de gestion d’impression personnalisé, vous assurant d’obtenir la solution dont vous avez besoin sans investir de l’argent et du temps dans des fonctionnalités et des formations utilisateurs superflus.

Signalez et reconfigurez

Utilisez un logiciel de gestion des impressions (ou Print Management Software) pour avoir une visibilité complète d’utilisation sur tous vos sites. De cette façon, vous pouvez suivre les performances et les coûts, et vous assurer que tout fonctionne bien. Un avantage majeur de la gestion d’impression est qu'elle peut être rentable : plus vous tenez compte des rapports, et plus vous pouvez personnaliser votre service, améliorer les performances et augmenter la rentabilité.

Le logiciel de gestion des impressions peut également vous permettre de mieux contrôler votre parc d’imprimantes. La fonctionnalité de gestion des imprimantes vous permet de définir et d'ajuster les autorisations de façon centralisée, comme l'impression couleur sur des périodes clés de l'année.

Garantissez la sécurité de chaque site

La manipulation et le transfert de documents personnels et confidentiels peuvent entraîner des problèmes complexes en matière de sécurité et de confidentialité. En choisissant un service de gestion d’impression donnant la possibilité de numériser des documents directement dans des dossiers sécurisés sur le réseau, vous pouvez garantir une confidentialité absolue. Cela signifie également la fin des coûts et des risques liés à l'impression et à l'envoi postal ou électronique des documents sensibles entre les sites. Brother peut même créer des boutons de flux de travail personnalisés, directement accessibles depuis l'écran tactile de l'imprimante, pour plus de productivité.

Tirez également parti des solutions d'impression embarquées telles que Secure function lock, qui vous permet de restreindre certaines fonctions sur des équipements spécifiques et de contrer ainsi les menaces de cybersécurité externes. Cette solution peut être combinée avec la fonction d’impression sécurisée (« Pull printing ») qui libère les documents après authentification de l’utilisateur, via une carte NFC ou un code PIN. En plus de réduire le gaspillage, cela vous permet de comptabiliser vos documents imprimés sur l’ensemble des sites.

Choisissez enfin le bon partenaire pour votre gestion des impressions

Un service de gestion d’impression profite à l'ensemble de votre organisation, mais une préparation adéquate est la clé d'un déploiement réussi. Il faut donc trouver le bon partenaire. Vous avez besoin de quelqu’un qui travaillera dur pour comprendre les besoins exacts de votre entreprise et mettre en place une solution sur-mesure. Il devra ensuite être disponible pour vous aider à personnaliser et optimiser votre service. Chez Brother, cela commence par une consultation structurée avec l'un de nos spécialistes en gestion d’impression afin de donner le meilleur départ à votre projet.

Brother propose des solutions technologiques pour les entreprises de toutes tailles et tous secteurs d’activité. Notre approche de la gestion des impressions en trois phases - évaluation, transition et optimisation des services d'impression - permet d'améliorer l'efficacité et la productivité des entreprises multisites. Un engagement qui s'accompagne d'un accompagnement inégalé en matière de service et d'assistance personnalisés.

Découvrez dès aujourd'hui les services de gestion des impressions de Brother.