Pourquoi les entreprises délaissent l'impression A3

Et l'heure est à l'efficacité. Le monde est en pleine crise économique, menacé par les risques environnementaux et sociaux, par un paysage géopolitique incertain et, bien sûr, par l'imparable transformation numérique qui touche tout le monde dans tous les secteurs. Les entreprises qui recherchaient auparavant des équipements efficaces à faible coût doivent désormais également tenir compte de la durabilité, du bien-être de leurs employés et du nouveau paysage changeant auquel elles sont confrontées, afin de s'assurer que leurs déploiements résistent à l'épreuve du temps et que leurs entreprises continuent d'être productives et rentables. 

Les bureaux, tels que nous les connaissons, évoluent également, entraînant une rationalisation des espaces et des différents équipements technologiques qui y sont utilisés. Ce ne sont plus les espaces de travail centraux où tous les employés se rassemblent 5 jours par semaine. Au contraire, une approche plus décentralisée s'installe. Les employés s'attendent désormais à un travail flexible, voire complètement à distance, ce qui signifie qu’ils travaillent depuis leur propre domicile, réduisant ainsi le besoin de postes physiques au siège de l'entreprise, ainsi que les équipements technologiques qui y sont disponibles. Ainsi, les employés utilisent des ordinateurs portables au lieu de PC de bureau, des téléphones mobiles au lieu de lignes fixes et des imprimantes plus petites pour servir partout où le travailleur se trouve, adaptées aux nouveaux besoins.

Et comme la façon dont nous travaillons évolue également - nous le faisons désormais en groupes plus petits et géographiquement répartis - les besoins en matière d'impression ou de numérisation doivent être optimisés pour fournir un service optimal en termes de localisation et de qualité.

Laser et multifonction, petit peut être plus efficace

Comme nous l'avons noté plus haut, plus grand n'est pas synonyme de meilleur, alors pourquoi les entreprises continuent-elles à utiliser des équipements centralisés conçus pour de nombreux utilisateurs lorsque les bureaux sont moins occupés et les travailleurs répartis sur plusieurs sites ? La traditionnelle "salle des imprimantes" (ou une pièce par étage dans les grandes entreprises), où se trouvent une ou plusieurs grosses imprimantes, est en train de disparaitre. De telles installations devraient être rationalisées.

Les gros appareils centralisés fonctionnent pour les grandes les volumes d'impression et les bureaux remplis de professionnels. Le TCO (coût total de possession) était alors favorable, mais avec la diminution des volumes d'impression dans la plupart des organisations, il est plus rentable d'investir dans des appareils compacts de format A4 - les plus courantes pour l'impression et la numérisation - même si le coût par page n'est pas aussi bas. Ces appareils plus petits et plus efficaces peuvent être beaucoup plus proches de chaque employé, où qu'il se trouve, et peuvent vous aider à répondre à tous vos besoins quotidiens d'impression ou de numérisation avec qualité, efficacité énergétique et dans un format réduit et abordable.

Les nouvelles imprimantes post-pandémie

Selon une étude de Savanta¹, sur les trois principaux domaines dans lesquels les entreprises prévoient d'investir au cours des années à venir, deux seraient liés à la technologie : les logiciels et le matériel, respectivement. Et dans ce cadre, le coût d'impression devrait être l'un des plus touchés dans la nouvelle organisation budgétaire.

Dans les bureaux, même si les besoins d'impression sont en baisse, il est nécessaire de disposer d'un parc d'imprimantes suffisant. Peut-être pas tant pour l'impression de gros volumes, comme il y a quelques années, mais aussi pour des fonctions améliorées telles que la numérisation et la digitalisation de documents essentiels. Cela contribue non seulement à rationaliser les processus, mais aussi à renforcer les mesures de sécurité, étant donné que de plus en plus d'employés travaillent de manière indépendante en dehors du bureau.

Il est également important de mentionner la cyber-sécurité et de garder à l'esprit que celle-ci doit être flexible et sécurisée quel que soit l'endroit où l’appareil est utilisé. L'imprimante reste un appareil IoT (internet des objets), connecté à une ligne domestique ou au WiFi et pas toujours sécurisé, donc un point d'entrée relativement simple pour un hacker chevronné. Des informations confidentielles transitent souvent par les imprimantes et elles peuvent également faire l'objet de vols ou de failles de sécurité. Ainsi, la multiplicité des points d'impression dans le bureau délocalisé (et hors du bureau) entraîne un risque accru dont les entreprises doivent être conscientes.

Les imprimantes doivent donc être traitées de la même manière que les ordinateurs portables et gérées par le réseau informatique de l'entreprise afin de pouvoir être surveillées et assistées. Cela permet non seulement de les sécuriser, mais aussi de s'assurer que les équipes informatiques peuvent surveiller leur utilisation, contrôler les coûts et fournir une assistance en cas de besoin. Les équipes informatiques doivent également veiller à ce que les employés soient bien équipés pour travailler n’importe où. Et avec l'évolution vers le travail hybride, il est clair que le périphérique multifonction A4 est la meilleure solution. Les ventes l'indiquent également. Avec la pandémie, les ventes de périphériques A3 ont rapidement chuté, mais selon Gfk, les ventes d'équipements d'impression n'ont cessé de croître depuis l'épidémie, et ce précisément en raison de ce besoin de personnalisation.

Les entreprises sont conscientes de la nécessité de fournir à leurs employés les bons outils, et de le faire de manière flexible, rentable et sécurisée. L'heure est en effet à l'efficacité.

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1 Source: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses