7 voordelen van een Managed Print Service

7 voordelen van een Managed Print Service

Managed Print Services (MPS) zijn diensten die door printproviders worden aangeboden voor het beheer van printapparatuur, waaronder printers, scanners, faxen en kopieerapparaten. Ze stellen organisaties in staat de kosten te verlagen en hun efficiëntie, productiviteit en informatiebeveiliging te verbeteren, doorgaans door het verbruik te monitoren, automatisch nieuwe verbruiksartikelen te leveren en te voldoen aan de printbehoeften van de organisatie.

De kenmerken van een Managed Print Service verschillen per leverancier, maar voor grotere organisaties kunnen ze veel van de volgende voordelen bieden. Hieronder kan je meer lezen over de 7 belangrijkste voordelen van Managed Print Services:

Tijd winnen en de efficiëntie verhogen
De informatiebeveiliging verbeteren
Kosten verlagen en besparen
De productiviteit in je organisatie bevorderen
Kapitaaluitgaven verminderen en de cashflow stroomlijnen
De ecologische voetafdruk verkleinen
Werkprocessen voortdurend optimaliseren

Geïnteresseerd in de Managed Print Service van Brother?

Ontdek MPS

1. Tijd winnen en de efficiëntie verhogen

De hoeveelheid tijd die je medewerkers besteden aan printergerelateerde taken kan frustrerend zijn. Het afdrukken, scannen, kopiëren of faxen van documenten op oude hardware of slecht geconfigureerde software is nog maar het begin.

Ook het verhelpen van storingen en het vervangen van inktpatronen en toners zijn tijdrovend. Een Managed Print Service moet dergelijke problemen identificeren en plannen omvatten om:

De tijd die medewerkers kwijt zijn aan printgerelateerde taken te verminderen
Tijd van medewerkers vrij te maken om zich te richten op andere strategische initiatieven
Dagelijkse onderhoudstaken te elimineren

We waren op zoek naar een vlotte manier om ons printerpark te beheren. De Managed Print Service van Brother gaf ons de vrijheid om ons te concentreren op waardevol werk omdat printers slimmer zijn en minder aandacht vragen.

Markku Anttila, IT Manager bij Mäntsälä Municipality

2. De informatiebeveiliging verbeteren

Het verminderen van de hoeveelheid papier, elektriciteit en print supplies die je gebruikt, maakt allemaal deel uit van een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Met een monitoringsysteem als onderdeel van je MPS-pakket kan je:

Aanmeldingsprocedures voor printers configureren om te voorkomen dat documenten uit uitvoerladen worden gestolen
Multifunctionele printers installeren die automatisch de harde schijf wissen
Oplossingen op netwerkniveau te implementeren om het risico te verkleinen dat informatie door hackers wordt achterhaald

En met slechts één printprovider die MPS implementeert, zijn er minder mensen van buiten je organisatie die toegang hebben tot je netwerkapparatuur. Deze veel voorkomende beveiligingsrisico's mogen niet worden onderschat. Maar wees gewaarschuwd - niet alle MPS-providers zijn hetzelfde als het aankomt op hun vermogen om bedreigingen rond informatiebeveiliging te bestrijden. Informatiebeveiliging vereist voortdurende audits, verbeteringen en waakzaamheid en het is onwaarschijnlijk dat een ondermaatse MPS-provider dit kan bieden.

Door een Brother Managed Print Service te implementeren, kan de praktijk zijn gevoelige documenten nu snel en gemakkelijk opslaan en terugvinden, wat vanaf de eerste dag tijd, ruimte en geld bespaart.

Steve Rock, Managing Director, K Lowther

3. Kosten verlagen en besparen

Een sporadische aanpak van de printinfrastructuur van je organisatie kan leiden tot inefficiëntie op een aantal gebieden. Eerst en vooral zijn er de onderhoudskosten. Het één voor één onderhouden van individuele apparaten is duurder dan een geautomatiseerd, cloudgebaseerd systeem om dit op grote schaal te doen.

Managed Print Services sluiten heel vaak alle apparaten aan op één monitoringsysteem om te zorgen voor:

Levering van vervangende cartridges en herstellingen op het juiste moment
Beter gebruik van schaalvoordelen door de mogelijjkheid om supplies in bulk te kopen met een korting
Vermindering van de kosten voor het aanleggen van ongebruikte voorraden

Een grondige printaudit en -evaluatie kan ook manieren aan het licht brengen om je hardware te consolideren. Te veel apparaten verspreid over je organisatie kost immers meer onderhoud en verbruikt ruimte en elektriciteit. Een printexpert kan de werkelijke kosten van een ad-hoc aanpak berekenen en manieren identificeren om te besparen.

We wilden een degelijke en betrouwbare oplossing om kosteneffectief te printen en waarbij we konden rekenen op de ondersteuning van zowel onze leverancier als van de fabrikant. Brother had de beste oplossing. Het installatieproces verliep naadloos en Brother deed meer dan wat we verwacht hadden.

Steve Ford, Strategic ICT Manager, Helsby High School

4. De productiviteit in uw organisatie bevorderen

De printbehoeften van verschillende afdelingen binnen een organisatie kunnen variëren. Na een eerste beoordeling van de huidige en toekomstige behoeften van een organisatie, moet de MPS-leverancier in staat zijn een programma op maat voor deze afdelingen aan te bevelen om processen te stroomlijnen en operationele workflows te verbeteren, inclusief:

Printen vanaf mobiele apparaten op of buiten locatie
Afdrukken van speciale soorten documentformaten en formaten die je regelmatig gebruikt
Automatisch routeren van documenten naar specifieke locaties
Het creëren van individueel aangepaste touchscreens met snelkoppelingen

De beste Managed Print Services bieden meestal ook personeelstraining, zodat je collega's sneller en efficiënter kunnen werken met nieuwe hardware en workflows.

Vroeger moesten we bij de printer gaan staan om de pagina's om te draaien als we documenten scanden, maar dat is niet meer nodig omdat onze printers nu een 2-zijdige scanfunctie hebben. We leggen de pagina's gewoon in de documentinvoer en het apparaat doet de rest. Bovendien wordt het bestand rechtstreeks naar de map gestuurd waar het moet worden gearchiveerd, en hoeven wij niets te doen behalve het scanproces te starten. Dat betekent voor ons een enorme tijdsbesparing.

Jens Christian Pedersen, Eigenaar van Skovby Synshal

5. Kapitaaluitgaven verminderen en de cashflow stroomlijnen

De kosten voor de aanschaf van een compleet printerpark kunnen ontmoedigend zijn, maar Managed Print Services bieden doorgaans flexibele betalingsopties zoals:

Maandelijks of driemaandelijks
Een gepersonaliseerd betaalplan

Voor bedrijven die de kosten liever doorlopend beheren, zijn er ook betaalplannen met een kost per pagina beschikbaar voor geleasede hardware.

Bovendien kan je profiteren van realtime gebruiksdashboards en prognosetools voor je netwerk van apparaten, wat betekent dat er geen onverwachte kosten zijn waar geen rekening mee is gehouden.

De Managed Print Service van Brother is perfect voor onze school. We printen grote aantallen en het heeft ons geholpen om onze afdrukken effectiever te beheren. Brother heeft ons de beste printers voor onze behoeften aanbevolen, waardoor we nu besparen op kosten, minder tijd besteden aan administratie en een veel betere ondersteuning genieten. Bovendien betalen we enkel voor wat we printen zonder verdoken kosten, in tegenstelling tot ons vorige contract.

Matthew Cooke, IT-technicus bij Ercall Wood Technology College.

6. De ecologische voetafdruk verkleinen

Het verminderen van de hoeveelheid papier, elektriciteit en printverbruiksgoederen die je gebruikt, maakt deel uit van een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Met een monitoringsysteem als onderdeel van je MPS-pakket, zou je in staat moeten zijn om:

Het niveau van printgebruik te identificeren en te monitoren
Je ecologische voetafdruk onder controle te houden

Je kan de resultaten van je inspanningen om papier te besparen ook terugzien in je maatschappelijk verslag.

Brother heeft zijn eigen recyclagesysteem. Dit geeft ons de zekerheid dat onze gebruikte cartridges op de juiste manier worden verwerkt, dat ze niet op de verkeerde plaats terechtkomen en dat ze zo nuttig mogelijk worden hergebruikt.

Malin Johnson, Coördinator voor Duurzaamheid, Resia Travel Group

7. Werkprocessen voortdurend optimaliseren

De meest succesvolle organisaties proberen hun processen voortdurend te verbeteren om voorop te blijven lopen.

Met de juiste Managed Print Service provider aan je zijde, krijg je doorlopend advies en strategische ondersteuning van experts op het gebied van technologie voor de werkomgeving.

Uw MPS-provider kan je het volgende bieden als onderdeel van zijn service:

Regelmatige evaluatievergaderingen om ervoor te zorgen dat je het meeste uit je printabonnement haalt
De flexibiliteit om je abonnement te wijzigen en aan te passen

Dankzij de samenwerking met Brother hebben we inzicht gekregen in het gebruik van onze printers en vervolgens een veel efficiëntere oplossing geïmplementeerd. Waar we vroeger een ingewikkelde lappendeken van meer dan 700 printers hadden, zonder enige transparantie over hoe ze werden gebruikt, hebben we nu een goed georganiseerde vloot van 300 machines.

Neil Perry, Associate Director voor Digitale Transformatie bij Dartford en Gravesham Trust