• 0

    Nog € 40 te gaan voor gratis levering

    Naar winkelwagentje
    1. Home
    2. Over ons
    3. Nieuws
    4. 2017
    5. Klaar voor beveiligd afdrukken/scannen conform GDPR?

    Is uw onderneming klaar voor beveiligd afdrukken en scannen conform GDPR?

    Zijn de afdruk- en scanbeveiligingsfuncties van uw onderneming klaar voor de belangrijkste wijziging van de beveiligingsregels voor gegevensbescherming? Anthony Buxton, Senior Manager, Legal & Corporate Governance bij Brother International Europe, bespreekt hierna de beveiliging van toestellen met het oog op de implementatie van de naderende vernieuwde Europese Algemene Gegevensbeschermingsverordening (GDPR).

    Informatiebeveiliging was reeds een topic bij kleine en middelgrote bedrijven in heel Europa. Op basis van een onderzoek dat twee jaar geleden gevoerd werd, blijkt dat 75%1de belangrijkheid ervan voor hun organisatie erkende en 59% zei dat het invloed had op hun beslissingen rond drukwerk en documentbeheer.

    Uit een nieuwe studie bij Europese middelgrote en grote ondernemingen dit jaar leren we dat 96%2afdrukbeveiliging belangrijk vindt. Maar ondanks deze erkenning bestaat er onzekerheid. Slechts 22% van de Europese bedrijven heeft aangegeven dat ze volledig zeker zijn dat hun printinfrastructuur tegen bedreigingen beschermd is.

    De studieresultaten hebben ook aangetoond dat grotere organisaties vooruit zijn op GDPR en printbeveiliging. Ze (53%) zijn meer geneigd om printbeveiliging op te nemen binnen de GDPR-maatregelen, en dat is meer dan het dubbel van het percentage bij de middelgrote organisaties (24%).

    Hoe kunnen  KMO’s zich voorbereiden op de Europese GDPR, die binnen acht maanden van kracht is, en hun printoperaties beschermen tegen gegevensinbreuken?

    De mogelijke sancties voor niet-naleving zijn gigantisch met maximale boetes van € 20 miljoen euro of 4% van het totale omzetcijfer (het grootste bedrag komt in aanmerking). Naast de boetes zal de verwachting van de consument qua naleving van deze maatregelen groeien, gezien individuen zich meer bewust worden van hun persoonsgegevensrechten. De reputatie van de KMO’s hangt nu af van een goede gegevensbescherming en ze moeten daarom hun afdruk- en digitalisatiebeveiliging aanpakken.

    Met aandacht voor bedreigingen

    De afdruk- en scaninstellingen worden steeds veelzijdiger en krachtiger. Een grotere functionaliteit en connectiviteit brengt extra beveiligingsrisico’s voor netwerkapparaten mee. Vier belangrijke risico’s zijn:

    1) Onopzettelijke lekken van vertrouwelijke afdrukken

    2) Onopzettelijke lekken van scans

    3) Netwerkinbreuken als gevolg van onvoldoende beveiliging

    4) Niet-geautoriseerde gebruikers krijgen fysieke toegang tot onbeveiligde toestellen

    Kortom, als iemand uw documenten bij een printer kan verzamelen enmeenemen, dan zijn de gegevens in gevaar en kan uw onderneming hiervoor aansprakelijk gesteld worden.

    Voor de KMO betekent beveiliging tegen inbreuk op de afdruk- en scanfuncties binnen het bedrijf niet automatisch een grote uitgave of een upgrade naar nieuwe toestellen om aan de vereisten van de nieuwe wetgeving te voldoen. Onze printers en scanners hebben een groot aantal ingebouwde beveiligingsfuncties die kunnen geïmplementeerd worden om een bedrijf te behoeden tegen de zware straffen van GDPR.

    Onze beveiligingsoplossingen zijn ideaal voor bedrijfssectoren, waaronder HR, financiën, gezondheidszorg, retail, juridisch en onderwijs, maar ze zijn eveneens van toepassing in alle omgevingen waar de vertrouwelijkheid van gegevens cruciaal is.

    Secure Print

    Secure Print is ideaal voor kleinere bedrijven die occasioneel vertrouwelijke documenten afdrukken; deze functie is gratis en reeds geïntegreerd in een groot aantal van onze toestellen. De gebruiker selecteert de functie Secure Print en moet een viercijferige PIN-code invoeren om de afdruk van de documenten te kunnen starten. Deze printcyclus is volledig veilig en ideaal voor printers die door meerdere personen gebruikt worden.

    Secure Print +

    Deze oplossing is geschikt voor kleine en middelgrote ondernemingen met grotere beveiligingseisen. De gebruikers beschikken over een ID-kaart waarmee ze hun afdruktaken starten. Dit werkt via Near Field Communication (NFC) en is gekoppeld aan een uniek personeelsnummer. De kaart is gebruiksvriendelijk, omdat medewerkers geen pincode moeten onthouden om afdrukopdrachten te lanceren.

    Secure Print + wordt gebruikt om de scan-, kopieer- en faxfuncties te bedienen en een apparaat kan geconfigureerd worden om afdrukopdrachten automatisch te verwijderen als ze niet worden gelanceerd.

    Secure Function Lock

    Met deze gratis functionaliteit heeft een bedrijf meer controle over de toestellen, omdat de toegang tot de instellingen via het bedieningspaneel wordt beperkt. Secure Function Lock beperkt ook de toegang tot bepaalde functies. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een maandelijkse afdruklimiet in te stellen of de print-, scan- en faxfuncties van het Brother-toestel te beperken.

    Rekening houdend met de aankomende GDPR is het mogelijk om het risico van onbevoegde toegang tot gevoelige gegevens te verminderen. Zonder de vergrendelingsfunctionaliteit kan de functie scan-naar-mail bijvoorbeeld gewijzigd worden, wat resulteert in een ongecontroleerd e-mailadres dat vertrouwelijke informatie ontvangt.

    PrintSmart SecurePro

    De meer geavanceerde beveiligingsoplossing PrintSmart SecurePro is gericht naar de KMO en grotere ondernemingen en biedt een complexe bescherming van afdrukapparatuur voor organisaties waar de noodzaak om vertrouwelijke documenten af te drukken varieert volgens de taken van de verschillende gebruikers. Deze serveroplossing is in dit geval ideaal, omdat het toestelgeheugen hier niet gebruikt wordt.

    De 'pull printing'-functie, die een document vrijgeeft na identificatie met een pincode of een ID-kaart op een NFC-lezer, beveiligt gevoelige documenten. Afdruktaken die niet binnen de ingestelde tijdslimiet afgedrukt zijn, worden automatisch verwijderd. Dit elimineert het risico dat een vertrouwelijk document door een onbevoegde werknemer wordt opgehaald. Vertrouwelijke gegevens worden dus alleen door een geverifieerde gebruiker, die de afdruktaak verzonden heeft, afgedrukt en bekeken.

    Als er een gegevenslek optreedt, biedt PrintSmart SecurePro een adequaat auditspoor. Het rapport kan snel gegenereerd worden en bevat gegevens zoals tijd, datum, IP-adres, paginatelling, A3- of A4-papier en mono- of kleurafdrukken. Dit hoge niveau van gegevensbeschikbaarheid maakt het mogelijk om de printactiviteit te analyseren en is in overeenstemming met de GDPR-vereisten

    Encryption Embedded

    Ondernemingen moeten weten dat er bij gebruik van sommige software gegevens kunnen onderschept worden, terwijl ze naar de printer gaan. Om zich hiertegen te beschermen hebben onze toestellen Embedded Transport Layer Security (TLS) en Secure Socket Layer (SSL). Dit is dezelfde technologie die in e-commerce wordt gebruikt om bank- en creditcardgegevens te beschermen. De meest vertrouwelijke bestanden kunnen gecodeerd worden op maximaal 256 bits tijdens verzending via het netwerk.

    Onze oplossingen helpen de SOHO, die over weinig of geen IT-infrastructuur beschikken, bij de beveiliging van hun print- en scanactiviteiten. Kleine en middelgrote ondernemingen of grotere bedrijven worden eveneens ondersteund bij de voorbereiding van de GDPR-wetgeving die op 25 mei 2018 van start gaat.

    Grootte van de onderneming is geen excuus en de tijd tikt.

    Heeft u vragen? Contacteer ons dan via solutions@brother.be.

    --   

    1 Brother KMO Research uitgevoerd in 2015 door B2B International bij 2.502 bedrijven in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland en de VS.

    2 Quocirca Managed Print Services Landscape, 2017. Europese onderzoeksresultaten van 180 middelgrote ondernemingen (500-999 medewerkers) en grote (1000+ werknemers) organisaties in Groot-Brittannië, Frankrijk en Duitsland met behulp van een Managed Print Service.