De voordelen van een Managed Print Service

1. Tijd winnen en de efficiëntie verhogen

De hoeveelheid tijd die uw medewerkers besteden aan printergerelateerde taken kan frustrerend zijn. Het afdrukken, scannen, kopiëren of faxen van documenten op oude hardware of slecht geconfigureerde software is nog maar het begin.

Ook het verhelpen van storingen en het vervangen van inktpatronen en toners zijn tijdrovend. Een Managed Print Service moet dergelijke problemen identificeren en plannen omvatten om:

• De tijd die medewerkers kwijt zijn aan printgerelateerde taken te verminderen
• Tijd van medewerkers vrij te maken om zich te richten op andere strategische initiatieven
• Dagelijkse onderhoudstaken te elimineren

2. De informatiebeveiliging verbeteren

Het verminderen van de hoeveelheid papier, elektriciteit en print supplies die u gebruikt, maakt allemaal deel uit van een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Met een monitoringsysteem als onderdeel van uw MPS-pakket kunt u:

• Aanmeldingsprocedures voor printers configureren om te voorkomen dat documenten uit uitvoerladen worden gestolen
• Multifunctionele printers installeren die automatisch de harde schijf wissen
• Oplossingen op netwerkniveau te implementeren om het risico te verkleinen dat informatie door hackers wordt achterhaald

En met slechts één printprovider die MPS implementeert, zijn er minder mensen van buiten uw organisatie die toegang hebben tot uw netwerkapparatuur. Deze veel voorkomende beveiligingsrisico's mogen niet worden onderschat. Maar wees gewaarschuwd - niet alle MPS-providers zijn hetzelfde als het aankomt op hun vermogen om bedreigingen rond informatiebeveiliging te bestrijden. Informatiebeveiliging vereist voortdurende audits, verbeteringen en waakzaamheid en het is onwaarschijnlijk dat een ondermaatse MPS-provider dit kan bieden.

3. Kosten verlagen en besparen

Een sporadische aanpak van de printinfrastructuur van uw organisatie kan leiden tot inefficiëntie op een aantal gebieden. Eerst en vooral zijn er de onderhoudskosten. Het één voor één onderhouden van individuele apparaten is duurder dan een geautomatiseerd, cloudgebaseerd systeem om dit op grote schaal te doen.

Managed Print Services sluiten heel vaak alle apparaten aan op één monitoringsysteem om te zorgen voor:

• Levering van vervangende cartridges en herstellingen op het juiste moment
• Beter gebruik van schaalvoordelen door de mogelijjkheid om supplies in bulk te kopen met een korting
• Vermindering van de kosten voor het aanleggen van ongebruikte voorraden

Een grondige printaudit en -evaluatie kan ook manieren aan het licht brengen om uw hardware te consolideren. Te veel apparaten verspreid over uw organisatie kost immers meer onderhoud en verbruikt ruimte en elektriciteit. Een printexpert kan de werkelijke kosten van een ad-hoc aanpak berekenen en manieren identificeren om te besparen.

4. De productiviteit in uw organisatie bevorderen

De printbehoeften van verschillende afdelingen binnen een organisatie kunnen variëren. Na een eerste beoordeling van de huidige en toekomstige behoeften van een organisatie, moet de MPS-leverancier in staat zijn een programma op maat voor deze afdelingen aan te bevelen om processen te stroomlijnen en operationele workflows te verbeteren, inclusief:

• Printen vanaf mobiele apparaten op of buiten locatie
• Afdrukken van speciale soorten documentformaten en formaten die u regelmatig gebruikt
• Automatisch routeren van documenten naar specifieke locaties
• Het creëren van individueel aangepaste touchscreens met snelkoppelingen

De beste Managed Print Services bieden meestal ook personeelstraining, zodat uw collega's sneller en efficiënter kunnen werken met nieuwe hardware en workflows.

5. Kapitaaluitgaven verminderen en de cashflow stroomlijnen

De kosten voor de aanschaf van een compleet printerpark kunnen ontmoedigend zijn, maar Managed Print Services bieden doorgaans flexibele betalingsopties zoals:

• Maandelijks of driemaandelijks
• Een gepersonaliseerd betaalplan

Voor bedrijven die de kosten liever doorlopend beheren, zijn er ook betaalplannen met een kost per pagina beschikbaar voor geleasede hardware.

Bovendien kunt u profiteren van realtime gebruiksdashboards en prognosetools voor uw netwerk van apparaten, wat betekent dat er geen onverwachte kosten zijn waar geen rekening mee is gehouden.

6. De ecologische voetafdruk verkleinen

Het verminderen van de hoeveelheid papier, elektriciteit en printverbruiksgoederen die u gebruikt, maakt deel uit van een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Met een monitoringsysteem als onderdeel van uw MPS-pakket, zou u in staat moeten zijn om:

• Het niveau van printgebruik te identificeren en te monitoren
• Uw ecologische voetafdruk onder controle te houden

U kunt de resultaten van uw inspanningen om papier te besparen ook terugzien in uw maatschappelijk verslag.

7. ​Werkprocessen voortdurend optimaliseren

De meest succesvolle organisaties proberen hun processen voortdurend te verbeteren om voorop te blijven lopen.

Met de juiste Managed Print Service provider aan uw zijde, krijgt u doorlopend advies en strategische ondersteuning van experts op het gebied van technologie voor de werkomgeving.

Uw MPS-provider kan u het volgende bieden als onderdeel van zijn service:

• Regelmatige evaluatievergaderingen om ervoor te zorgen dat u het meeste uit uw printabonnement haalt
• De flexibiliteit om uw abonnement te wijzigen en aan te passen

PrintSmart Professional

Een flexibele zakelijke printservice voor kleine tot middelgrote bedrijven:

• Een groot aantal printers en multifunctionele apparaten beschikbaar
• Automatische bestelling en levering van verbruiksartikelen
• Een gebruiksvriendelijk webportaal
• Een keuze uit betaalplannen
• Onze uitstekende klantenondersteuning
• Recyclage van verbruiksartikelen
• Cloud-gebaseerde technologie
• Optionele oplossingen voor print en document management

Managed Print Service

Een print service op maat van grotere organisaties met meerdere vestigingen.

• Een groot aantal printers en multifunctionele apparaten beschikbaar
• Automatische bestelling en levering van verbruiksartikelen
• Een gepersonaliseerd webportaal
• Een betaalplan op maat
• Onze uitstekende klantenondersteuning met een toegewijde account manager
• Flexibele recyclagemogelijkheden
• Keuze uit cloud-gebaseerde of lokale technologie
• Extra services van installatie tot reparatie
• Een breed scala aan oplossingen voor print en document management
• Een grondige evaluatie van uw noden, voortdurende optimalisatie en beheer van uw service