Wat kunnen we van de juridische sector leren over veilig documentbeheer

Bedrijven in de juridische sector worden vaak geacht traag te zijn bij de aanpassing aan nieuwe technologieën en vast te lopen in verouderde processen en IT-infrastructuur.

Een van de grootste factoren die gemoderniseerde werkgewoonten in de weg staan, is hun sterke traditionele afhankelijkheid van papieren documenten en manuele invulprocessen.

De afgelopen twee jaar hebben advocatenkantoren steeds meer beroep gedaan op technologische oplossingen. Volgens een rapport van de Oxford University¹, dat in opdracht van de Solicitors Regulation Authority (SRA) in 2021 werd gepubliceerd, is de impact van het gebruik van technologie « aanzienlijk » geweest: 51% van de kantoren gebruikt technologie meer « om de taken te beheren of te verwerken », 48% om met cliënten te communiceren en 26% om nieuwe cliënten aan te trekken.

We overlopen de uitdagingen waarmee advocatenkantoren werden geconfronteerd en de oplossingen die ze hebben geïmplementeerd om efficiënter en productiever te werken.

Altijd en overal toegang tot documenten

Als je je een typisch advocatenkantoor voorstelt, is het bijna onmogelijk om niet te denken aan stapels papier en rekken vol dossiers naast de gebruikelijke bureaus en computers.

Om hun werk doeltreffend te kunnen uitvoeren, moeten juridische professionals op elk moment gemakkelijk toegang hebben tot die documenten. Toen er lockdowns kwamen en thuiswerken verplicht werd, ontstond de noodzaak om over hetzelfde niveau van toegang te beschikken en dat voor meerdere teamleden.

Het toonaangevende Britse advocatenkantoor Weightmans bijvoorbeeld, zag haar 1.200 mensen van de ene dag op de andere overstappen van kantoor- naar thuiswerk. Om de overgang zo naadloos mogelijk te laten verlopen, werd een klein team op kantoor ingezet om alle documenten te scannen en te digitaliseren.

In dit proces werd elk papieren document omgezet in een PDF-bestand en opgeslagen in het documentbeheersysteem op de server. De documenten konden hierdoor gemakkelijk geraadpleegd worden door geautoriseerde medewerkers vanaf elke locatie en de continuïteit van de dienstverlening werd gewaarborgd.

Digitalisering is niet alleen een snelle oplossing voor een plotseling probleem waarmee advocatenkantoren werden geconfronteerd, het biedt ook een kans om op langere termijn een echte transformatie met tastbare voordelen aan te gaan.

De netwerken die als reactie op de pandemie zijn opgezet, hebben een aanzienlijke levensduur en maken een archiveringssysteem mogelijk waarmee informatie op betrouwbare wijze vanaf elke locatie kan worden opgevraagd zonder tijd te verliezen met het zoeken naar de documenten.

De taken die vroeger vele uren van de back-office medewerkers vergden, zoals het verwerken van het papierwerk voor grote hoeveelheden huurovereenkomsten of het onderzoek naar relevante precedenten in de jurisprudentie, kunnen nu snel worden uitgevoerd. De algehele productiviteit van de kantoren verbetert en er wordt minder tijd besteed aan administratie en niet-factureerbare uren.

Geautomatiseerde processen voor beter documentbeheer

Voor advocatenkantoren is digitalisering - waardoor ze thuis of op kantoor efficiënt toegang hebben tot bestanden - slechts een deel van de oplossing. Het overgrote deel van de informatie die door advocatenkantoren wordt verwerkt, is echter vertrouwelijk. Beveiliging en nauwkeurigheid binnen netwerken hebben dus de hoogste prioriteit.

Handmatige scanprocessen laten meer ruimte voor menselijke fouten - zoals het verkeerd stockeren van documenten of ze naar de verkeerde persoon sturen. Dit soort fouten kan een kantoor duur te staan komen en zelfs reputatieschade veroorzaken. De automatisering van scanprocessen en de implementatie van Secure Document Management (SDM) zijn essentiële oplossingen die ervoor zorgen dat gescande documenten op de juiste plaats terechtkomen, waardoor ze nooit in verkeerde handen belanden.

Barcode Utility is de eerste stap bij de invoering van beveiligd documentbeheer in een bedrijf. Scanners kunnen hiermee de inhoud van de pagina’s en van wie ze zijn herkennen via een barcode of QR-code op de pagina.

Zodra het gemarkeerde document is gescand, wordt het automatisch gefilterd en via een beveiligd netwerk naar de beoogde ontvanger gestuurd. Onderschepping en fouten worden met deze oplossing voorkomen.

Artificiële intelligentie betekent ook dat de gescande en getagde documenten deel gaan uitmaken van een geautomatiseerde workflow en in het juiste archief of de juiste database worden opgeslagen, zonder handmatige toewijzing.

Deze aanpaste manier waarop bedrijven informatie kunnen overdragen is steeds meer in trek en biedt onaangeboorde mogelijkheden voor veel bedrijven waar de overdracht van documenten vertrouwelijk moet zijn, zoals de juridische sector en de gezondheidszorg.

Naast vertrouwelijkheid biedt deze oplossing ook een vooraf geoptimaliseerde aanpak voor het stroomlijnen van een bedrijf. Wanneer de infrastructuur is opgezet, neemt de modulariteit het over. Er kunnen extra toegangswegen naar nieuwe contactpunten worden toegevoegd, zodat de oplossing wordt aangepast aan de behoeften van een bedrijf, ongeacht de omvang.

SDM levert bedrijven een dubbel voordeel. Het biedt flexibele beveiliging in de vorm van een nauwkeurige documentoverdracht vanaf elke locatie, wat het risico op menselijke fouten wegneemt en ervoor zorgt dat de juiste persoon telkens de juiste pagina's in handen krijgt. Gevoelige documenten komen bijgevolg niet op het verkeerde bureau terecht.

Wat zijn de eerste stappen bij de implementatie van een Secure Document Management?

Het doorvoeren van belangrijke veranderingen in de manier van werken binnen een bedrijf kan aanvoelen als een enorme opgave. De juridische sector heeft echter laten zien dat deze veranderingen van de ene dag op de andere bespoedigd kunnen worden door de seismische verschuiving in de manier waarop we werken, maar dat ze duidelijke voordelen op de lange termijn opleveren.

Uiteindelijk is elk bedrijf uniek in zijn manier van werken. Het ontwikkelen van een oplossing op maat die naadloos integreert met de bestaande infrastructuur van een bedrijf is dus essentieel.

Bedrijven kunnen een oplossing voor succesvol documentbeheer creëren door samen te werken met technologiepartners die hun expertise kunnen combineren met een dieper inzicht in een specifieke bedrijfsstructuur.

Een doeltreffende en veilige oplossing voor scannen en documentbeheer maakt bedrijven niet alleen productiever, maar biedt ook de flexibiliteit die ze nodig hebben om zich snel en met succes aan te passen aan elke manier van werken, waardoor hun veerkracht op lange termijn toeneemt.

Meer over de bedrijfsoplossingen van Brother.

1 https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services