Managed Print Services voor de hybride werkomgeving: 4 belangrijke overwegingen

De nieuw werkvorm ‘hybride werken’ verhoogt niet alleen het risico op cyberaanvallen. Het is voor IT-professionals ook een moeilijke klus, omdat ze minder zicht hebben op het printergebruik en aanzienlijke barrières ervaren voor het onderhoud en de reparatie van traditioneel aangeschafte apparaten.

Managed Print Services (MPS) besparen tijd, verbeteren de efficiëntie, verhogen de productiviteit en verlagen de kosten. Deze aanpak helpt ook verspilling en uitgaven te verminderen, en verbetert de cashflow en de informatiebeveiliging aanzienlijk.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat 53% van de organisaties zegt dat hun investering in MPS de komende 12 maanden zal toenemen¹ met de snelste toename bij de KMO’s, die zich zorgen maken over het groeiende risico van malware-aanvallen en datalekken.²

Hier zijn vier feiten waarmee je rekening moet houden bij het implementeren van MPS in je hybride werkstructuur, zodat je niet achteropraakt.

1. Hoe kunnen Managed Print Services de beveiliging van netwerken, apparaten en documenten verbeteren?

In een hybride werkomgeving verwachten bedrijven veiligheidsgaranties van hun printerleverancier.¹ De bezorgdheid is zo groot dat 71% zegt een Zero Trust-model, dat elke gebruiker, elk apparaat en elke gegevensstroom als verdacht beschouwt en authenticatie bij elke actie vereist (1), te hebben geïmplementeerd.

Het dichten van beveiligingslekken is voor professionals, die zowel thuis als op kantoor werken, een belangrijk onderdeel van elke MPS-oplossing; je past hiermee Zero Trust beveiliging toe op alle afdrukapparaten die op je netwerk zijn aangesloten.⁵

Een MPS-printleaseprogramma geeft je toegang tot apparaten met ingebouwde beveiliging op hoog niveau. Kies voor functies zoals afdrukken met een magneetkaart of NFC, PIN-bescherming, gegevenscodering op bedrijfsniveau en automatische inbraakdetectie (Automatic Intrusion Detection), waardoor er constant gecontroleerd wordt op pogingen tot hacking.

2. Hoe kunnen Managed Print Services bijdragen aan het stimuleren van digitale transformatie?

In de post-pandemische bedrijfswereld is digitalisering van documenten een absolute noodzaak geworden.

Nu organisaties hun digitale transformatie doorvoeren om de tijdens de pandemie versnelde werkmethoden te ondersteunen³, ziet 37% van hen Managed Print Services als een belangrijke hefboom naar digitalisering.⁵

MPS biedt toegang tot multifunctionele printers die niet alleen het afdrukken van documenten mogelijk maken, maar ook het scannen, opslaan en delen ervan.

Om met digitale transformatie snel tastbare resultaten te boeken, moet je MPS-leverancier je kunnen helpen bij het digitaliseren van workflows en het ondersteunen van samenwerking op afstand.⁵ Brother biedt daarom, in samenwerking met Kofax, de geavanceerde software ControlSuite aan voor het vastleggen (end-to-end capture), afdrukken en beheren van documenten.

Naast het automatiseren van documentworkflows, het maximaliseren van de beveiliging en het verzekeren van de compliance, biedt ControlSuite ook een consistente gebruikerservaring op een breed scala aan printers en multifunctionele apparaten, ongeacht het systeemomgeving of de locatie.

3. Hoe kunnen Managed Print Services bijdragen aan duurzaamheid?

Verantwoordelijk en duurzaam gedrag is nu een prioriteit voor bedrijven. De vermindering van printafval beperkt de financiële en milieu-impact. Met MPS kan je de hoeveelheid papier, energie en verbruiksartikelen die je medewerkers op meerdere locaties gebruiken monitoren en beheren.

83% van de bedrijven erkent het belang van duurzaamheid voor hun bedrijf en 52% is van mening dat het verkleinen van hun ecologische voetafdruk door middel van Managed Print Services nu een hogere prioriteit heeft dan kostenreductie.¹ Om je te helpen dit te bereiken, kan je ook het retourneren en recycleren van gebruikte cartridges aan je MPS-programma toevoegen.

4. Hoe kunnen Managed Print Services helpen bij het beheer van variabele printvolumes?

85% van de bedrijven meldde een daling van de printvolumes op kantoor als gevolg van de pandemie.¹ De vermindering van printafval beperkt de financiële en milieu-impact. Met MPS kan je de hoeveelheid papier, energie en verbruiksartikelen die je medewerkers op meerdere locaties gebruiken monitoren en beheren.

De vermindering van het aantal afgedrukte documenten na de pandemie zou wel eens lager kunnen uitvallen dan je denkt. Bedrijven met 1 tot 20 werknemers verwachten zelfs dat er slechts 11% minder pagina’s zullen geprint worden.⁴

De echte uitdaging van hybride werken is niet het beheren van lagere printvolumes, maar beheren van onregelmatigheid printvolumes. MPS helpt je om dergelijke schommelingen te beheersen, het printergebruik te monitoren en je printinfrastructuur te optimaliseren om de beste toegevoegde waarde te leveren.

En omdat je alleen betaalt voor wat je print, biedt MPS inzicht in en controle over de kosten van elke printer in je printerpark, ongeacht de locatie.

Bovendien voorziet MPS geautomatiseerde waarschuwingen voor het vervangen en verzenden van verbruiksartikelen, inkt of toners wanneer dat nodig is - of dit nu naar je kantoor is of rechtstreeks naar werknemers thuis.

Wat is de volgende stap voor Managed Print Services?

Door de verschuiving naar hybride werken verplaatsen steeds meer organisaties hun printinfrastructuur naar de cloud om te kunnen voldoen aan de behoeften van hun medewerkers die op afstand of thuis werken.

Het is daarom van essentieel belang om de printbehoeften op afstand te bewaken en te beheren - en de kans is groter dat zij deze mogelijkheden ontwikkelen als hun MPS-leverancier cloud-printmanagementtools aanbiedt om zowel kantoor- als thuisomgevingen te beheren.

Wil je weten hoe de Brother Managed Print Services je bedrijf kunnen helpen bij het ondersteunen van hybride werk? Bekijk dan onze specifieke MPS-oplossingen.

1. Quocirca: "What Next for the Print Industry, 2021?"
2. Millioninsights.com: "Report Summary: Managed Print Services (MPS) Market Analysis Report, By Channel, By Deployment, By Organization, By Application And Segment Forecasts From 2020 To 2027"
3. Quocirca: "Managed Print Services, 2021 - Transforming the hybrid workplace"
4. keypointintelligence.com: "Will Office Print Volume Ever Return to Normal? It Depends" - March 2021
5. https://quocirca.com/content/quocirca-mps-2021/