Uw gids voor afdrukbeheer op meerdere locaties

Om je te helpen bij het kiezen van de beste service, volgen hier enkele belangrijke overwegingen bij het implementeren van Managed Print Services (MPS) op verschillende locaties.

1. Definieer vooraf de belangrijkste vereisten

Er wordt niet van je verwacht dat je alle antwoorden klaar hebt, maar om je goed voor te bereiden, is het raadzaam zoveel mogelijk van je noden en vereisten te omschrijven. Je leverancier kan dan reageren met een uitgebreide oplossing die aan je specifieke behoeften voldoet. Enkele overwegingen zijn : met welke software moet je service communiceren en wat zijn je belangrijkste professionele workflows. Door vooraf een concrete lijst te maken van je SLA-vereisten (Service-level agreement), implementatievereisten en rapporteringsbehoeften, vermijd je dat je later problemen ondervindt met je printoplossingen.

2. Vind de juiste pasvorm

Hoewel je kan zorgen voor consistente service in meerdere vestigingen, is het onwaarschijnlijk dat elk kantoor dezelfde fysieke afmetingen heeft. Een printer die te veel plaats inneemt kan de productiviteit verrassend verstoren, dus loont het de moeite om de exacte ruimte te kennen die je printers zullen innemen.Op deze manier voldoe je aan de unieke behoeften van elk kantoor en levert het je tegelijkertijd centrale controle en schaalvoordelen op. Brother biedt begeleiding en voert beoordelingen uit voor meerdere locaties en tal van toestellen, zodat we ervoor kunnen zorgen dat de juiste printers op de meest efficiënte locatie worden geplaatst.

3. Analyseer

Een beheerde afdrukservice (Managed Print Services) moet op zoveel mogelijk plaatsen efficiënt ingezet worden, vooral tijdens de werktijden van je personeel en volgens hun afdrukbehoeften. Een goede leverancier zorgt er in de beoordelingsfase voor dat je niet overdrijft met printervereisten waardoor de kosten kunnen oplopen. Een multifunctioneel toestel met veel afwerkingsopties kan gebruikers in de war brengen als ze slechts basis-afdrukbehoeften hebben en weinig opleiding kregen. Door middel van analyse en gebruikerstests kan je kostenbesparende inzichten introduceren en ervoor zorgen dat aan de behoeften van elk onderdeel van de onderneming voldaan wordt. Brother biedt een op maat gemaakte printbeheerservice, wat ervoor zorgt dat je de oplossing krijgt die je nodig hebt zonder te betalen voor onnodige functies of tijd te investeren in onnodige training.

4. Rapporteer en configureer opnieuw

Maak gebruik van printbeheersoftware om volledig inzicht te krijgen in het gebruik op al je locaties. Op deze manier kan je de prestaties en kosten bijhouden en ervoor zorgen dat alles vlot verloopt. Een groot voordeel van printmanagement is dat het zichzelf kan terugbetalen : hoe meer je leert van de rapportering, hoe meer je je service kunt aanpassen om zowel de prestaties te verbeteren als de kostenefficiëntie te verhogen. Afdrukbeheersoftware geeft je ook een betere controle over je printerpark. Met behulp van de printerbeheerfunctionaliteit kan je machtigingen instellen en aanpassen, zoals afdrukken in kleur op belangrijke momenten in het jaar, en dit allemaal vanaf je centrale locatie.

5. Houd elke locatie veilig

Het behandelen en overdragen van vertrouwelijke en persoonlijke documenten kan ingewikkelde beveiligings- en privacy-problemen met zich meebrengen. Als je kiest voor een beheerde afdrukservice met de mogelijkheid om documenten rechtstreeks naar beveiligde netwerkmappen te digitaliseren, kan je voor globale vertrouwelijkheid zorgen. Het betekent ook het einde van kosten en risico’s bij het posten of mailen van gevoelige documenten tussen locaties. Brother kan zelfs op maat ingestelde workflow-knoppen maken, die rechtstreeks toegankelijk zijn via het aanraakscherm van de printer, om dit nog te versterken.

Haal ook je voordeel uit printoplossingen zoals beveiligd functieslot secure function lock, waarmee je bepaalde functies beperkt tot gespecificeerde toestellen en externe cyberbeveiligingsbedreigingen afweert. Dit kan gecombineerd worden met pull-printing, waarbij documenten pas worden vrijgegeven met behulp van een ID-kaart of gebruikersspecifieke pincode. Naast het verminderen van verspilling volg je ook het gebruik op, zodat elke afgedrukte pagina op elke locatie kan worden verantwoord.

En bereid je dan voor met de juiste partner

Een managed print service komt je hele organisatie ten goede, maar de juiste voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle uitrol. Dat vraagt om de juiste partner. Je hebt iemand nodig die hard zal werken om de exacte behoeften van je onderneming te begrijpen en een unieke oplossing samen te stellen, een partner die beschikbaar is om je te helpen je service aan te passen en te optimaliseren. Bij Brother beginnen we met een gestructureerd overleg samen met een van onze Managed Print Services-specialisten om ervoor te zorgen dat je oplossing perfect geïmplementeerd van start gaat.

Brother biedt technologische oplossingen voor ondernemingen van elke omvang en in een groot aantal sectoren. Onze benadering in drie fasen zijnde beoordeling, transitie en optimalisatie van beheerde printservices levert verbeterde efficiëntie en productiviteit voor bedrijven met meerdere vestigingen. Dit alles komt met een ongeëvenaarde persoonlijke service en ondersteuning.

Meer over Brother Managed Print Services