Uw documenten digitaliseren - een snelstartgids

De toekomst wordt gekenmerkt door “met minder papier” in plaats van “papierloos” te werken. Vermijd rommelige toestanden. Om je omgeving netjes en overzichtelijk te houden en je voor te bereiden op de toekomst, delen we onze 12 beste tips voor het digitaliseren van documenten.

Starten en voorbereiden

• Ruim je papier op - Je bespaart veel tijd en moeite door eerst overtollig, verouderd en onnodig papier te verwijderen alvorens aan je digitaliseringsavontuur te beginnen. Wees meedogenloos: Heb je die onkostenaangifte uit 1993 nog nodig?
• Kies voor minder papier - Als je opteert voor digitale documenten van banken en andere leveranciers zal je de aanvoer van nieuw papier dat moet gescand en gearchiveerd worden beperken. Laat facturen en andere documenten naar je mailen en niet via de post versturen.
• Plan digitaal - Het formaat is niet het enige verschil tussen digitale en papieren archivering - de structuur moet vaak veranderen. Bekijk even hoe je je papieren documenten heeft gearchiveerd en denk na over hoe het digitaliseren van je documenten dit zou kunnen verbeteren. Misschien bewaar je momenteel bijvoorbeeld papieren bestanden in dozen en per jaar, maar geef je de voorkeur om ze digitaal per klant te archiveren.

Uw digitale archiefsysteem organiseren en beheren

• Structureer je submappen - Door tijd te nemen om je nieuwe digitale archiveringssysteem in kaart te brengen, vermijd je later items te moeten verplaatsen in het digitaliseringsproces. Organiseer je bestanden met consistente namen en voorzie submappen met tags of trefwoorden. Je zou ze kunnen opsplitsen per maand - voorbeeld: facturen> 2019> mei - of ze onderbrengen in submappen rond je werk - voorbeeld: klant> project> facturen.
• Back-up is essentieel - Gebruik cloudopslag voor je digitalisering en je hebt overal toegang tot je bestanden zonder het risico van verlies als gevolg van papieren documenten of fysieke back-ups.
• Archiveer duidelijk - Rommelige digitale bestanden kunnen net zo frustrerend zijn als uitpuilende schappen met papieren bestanden. Als projecten of documenten niet langer nodig zijn, zet dan hele mappen inclusief submappen over naar een archief. Op deze manier blijven ze toegankelijk, maar staan ze niet in de weg.

Maak van digitalisering een routine

• Automatische actie - Scan elk belangrijk papieren document terwijl je ermee bezig bent. Maak een gewoonte van voortdurend digitaliseren en versterk je werkroutine.
• Scannen en recycleren - Van zodra je fysieke documenten hebt gescand, gooi je ze in de recyclagepapierdoos, tenzij je ze absoluut nodig hebt. Door ze te recycleren, blijft je thuiskantoor opgeruimd en doe je de planeet een groot plezier.
• Herbekijk en vernieuw je aanpak - Als het papier weer begint op te stapelen, neem dan de tijd om je proces te controleren. Beoordeel waarom items niet meteen kunnen gescand of gerecycleerd worden en verfijn je archiefsysteem.

Praktische scanoverwegingen

• Basisprincipes bij het kopen van scanners - Dubbelzijdig scannen is essentieel voor het digitaliseren van opgeslagen papieren. Een scanresolutie van 300 dpi biedt vaak voldoende details voor het scannen voor thuiskantoren, tenzij gedetailleerde dia's of foto's gebruikelijk zijn. Als je een achterstand moet opruimen, verwerkt een automatische documentinvoer een hele stapel pagina's, terwijl je je over andere taken bekommert.
• Overweeg mobiliteit en opslag - Scanners zijn in alle maten en formaten beschikbaar. Sommige scanners, zoals de nieuwste DS-modellen van Brother zijn ontworpen om onderweg mee te nemen, waardoor ze ideaal zijn voor mobiele professionals. Anderen zijn geschikt om netjes in een lade te worden opgeborgen, waardoor het thuiskantoor overzichtelijk blijft. Hier zijn de scanners van Brother ADS-2200 en ADS-2700W een ideale kantoorhulp met tal van functionaliteiten.
• Zoek OCR - OCR-software (optische tekenherkenning) maakt geprinte woorden bewerkbaar, waardoor digitalisering mogelijk wordt. Je kan dan op een later tijdstip documenten lokaliseren door op je systeem naar de inhoud te zoeken.