Vijf voordelen van Managed Print Services die je niet kent

MPS is veel meer dan een eenvoudige huur-een-printer-oplossing, waaraan de automatische maandelijkse bestelling van inkt en toner is verbonden. Denk je dat MPS alleen geschikt is voor grote bedrijven? Wel, ook kleinere bedrijven kunnen de vruchten plukken van MPS.

We bekijken 5 voordelen die je misschien niet kende en toch mogelijk zijn met MPS.

Wat is ‘Managed Print Service’?

Managed Print Services (MPS) zijn afdrukbeheerprogramma's die worden aangeboden door printproviders om je te ondersteunen bij het beheren van je printapparatuur, inclusief scanners, faxen en kopieerapparaten.

Door je managed print service af te stemmen op je professionele behoeften, zal MPS de efficiëntie, productiviteit en informatiebeveiliging van je zakelijke printopdrachten aanzienlijk verbeteren.

De voordelen voor je onderneming en gebruikers zijn veel groter dan je je wellicht kan voorstellen.

1. Minder gedoe en meer tijd voor wat belangrijk is

Weinig bedrijven hebben een toegewijde printexpert in dienst om alle aspecten van hun kantoorapparaten te beheren; dat betekent dat elke minuut, die wordt besteed aan het afhandelen van printzaken, verloren tijd is die beter kan besteed worden aan het focussen op zakelijke kwesties. Gelukkig neemt MPS het gedoe met het beheer van je printerpark weg.

Monitoring op afstand, gecombineerd met geautomatiseerd onderhoud, defecten- en tonerwaarschuwingen, zorgen ervoor dat je je kan concentreren op je dagelijkse werkzaamheden - met inkt en toner die worden opgestuurd zonder je tussenkomst en technische interventie op aanvraag. Het volledige beheer van je printers - inclusief een speciale MPS-servicedesk voor het beheren van vragen en printgerelateerde problemen - vermindert de administratie en maakt tijd vrij voor je IT-medewerkers.

En mocht het ergste gebeuren, dan zorgen telefonische ondersteuning op afroep en vooraf overeengekomen serviceniveauovereenkomsten voor herstellingen en minimale printerstilstand.

2. Bye bye CapEx, hallo OpEx

Technologie ontwikkelt zich sneller dan ooit en het duurt niet lang voordat een bedrijf achterop raakt. Dat betekent dat als je veel investeert in je eigen apparatuur, het bijhouden van snel veranderende technologie onbetaalbaar kan worden.

MPS is een geweldige manier om uw printactiviteiten te transformeren van kapitaaluitgaven (CapEx) naar operationele uitgaven (OpEx), waarbij aanzienlijke kapitaalinvesteringen en de variabele lopende bedrijfskosten worden vervangen door voorspelbare maandelijkse kosten.

Bovendien zal je MPS-provider, als onderdeel van het pakket, niet alleen de beste hardware voor je bedrijf van vandaag aanbevelen, maar je er ook aan herinneren wanneer het tijd is om te upgraden, zodat je altijd over de nieuwste technologie beschikt.

3. Meer veiligheid

Van het beperken van functionaliteit tot het implementeren van nieuwe printprotocollen - slimmere printbeveiliging kan mazen in de wet dichten. En je moet erop toezien dat de apparaten in je netwerk over geïntegreerde beveiligingsfuncties van hoog niveau beschikken, zoals kaartbeveiliging, afdrukken met pincode en versleuteling op bedrijfsniveau om gevoelige informatie tijdens het verzenden te beschermen.

4. Minder impact op het milieu

Als je je impact op het milieu wilt verminderen, helpt MPS je bij het bewaken en beheren van hoeveel papier, stroom en verbruiksmaterialen je verbruikt. Het inzamelen en recycleren van je gebruikte inktpatronen of toners kan zelfs worden toegevoegd als onderdeel van je programma.

Naast de afname van verspilling, helpen MPS-platforms je afdrukgebruik te volgen en te beheren, gebieden te identificeren waar je je afdrukken kunt optimaliseren en gebruikersrichtlijnen met ‘best practices’ te implementeren.

5. Zichtbaarheid en controle

Managementgoeroe Peter Drucker zei ooit: “Je kunt niet managen wat je niet kunt meten” - en dat geldt ook voor printers.

MPS biedt je niet alleen een printinfrastructuur met de vereiste printerbeschikbaarheid en volumecapaciteit voor je bedrijf; het geeft je ook de mogelijkheid om je printergebruik in detail te volgen.

We raden je aan een provider te zoeken die een cloudplatform aanbiedt om je printerpark constant in de gaten te houden. Van het verzamelen van gegevens over alles,- van gebruikers- en afdelingsgebruik tot automatische waarschuwingen voor toner en verbruiksproducten - het geeft je een uitgebreide zichtbaarheid. Dankzij regelmatige rapporten van je leverancier kan je ook de mogelijkheden identificeren om uw printinfrastructuur te optimaliseren en je printgerelateerde uitgaven echt onder controle te krijgen en te houden.

Dit artikel is slechts een korte leidraad met de voordelen van Managed Print Services. Wil je weten hoe Brother MPS je kan helpen om je te concentreren op je bedrijf en niet op je printers, ga dan naar de Brother MPS-pagina's en kijk hoe we de volledige verantwoordelijkheid van je printinfrastructuur kunnen overnemen.