7 stappen om de afdrukbeveiliging aan te pakken

59% van de bedrijven heeft het afgelopen jaar gegevensverlies geleden, wat volgens het Quocirca-rapport gemiddeld € 400.000 per jaar* heeft gekost.

Gezien de complexe aard van afdrukbeveiliging deelt Brother zeven inzichten en aanbevelingen om bedrijven te helpen zichzelf te beschermen tegen de verstrekkende financiële en wettelijke gevolgen en reputatieschade bij gegevensverlies.

1. Haal de directie aan boord

De omvang van de verwoestende schade veroorzaakt door cyberaanvallen en datalekken, gecombineerd met de strenge GDPR-wetgeving, betekent dat printbeveiliging verder moet gaan dan de IT-afdeling. Deze materie moet strategisch worden overwogen op directieniveau met betrokkenheid van CIO (chief information officer) en CISO (chief information security officer).

2. Voer een grondige audit uit

Het is van cruciaal belang dat ondernemingen de potentiële kwetsbaarheden in hun afdrukbeveiliging ontdekken en ervoor zorgen dat hun afdrukomgeving regelmatig wordt gecontroleerd door beveiligingsaudits. Dit is vooral belangrijk als je bedrijf zowel nieuwe als verouderde apparaten heeft. Bij Managed Print Services (MPS) bieden de meeste providers niet alleen volledige beoordelingen, maar ook een evaluatie zal de voortdurende monitoring van apparaten structureren zodra de vloot geoptimaliseerd en beveiligd is.

3. Verander vooraf ingestelde admin-wachtwoorden

Standaard of vooraf ingestelde admin-wachtwoorden vormen een zwak punt voor printers; het goede nieuws is dat dit eenvoudig kan worden opgelost. Nadat het toestel geïnstalleerd is, kies je een sterk en veilig wachtwoord.

4. Update je firmware en patch

U vermijdt potentiële beveiligingsrisico's voor printers door de firmware bij te werken en het apparaat te configureren voor automatische updates. Als je hier vragen over hebt, neem je contact op met de fabrikant van je printer.

5. Beveilig afdruktaken

Niet alleen afdrukapparaten moeten beschermd worden, maar ook de documenten die je verzendt om af te drukken. End-to-end encryptie van netwerkverkeer zorgt voor veilige overdracht van printopdrachten naar printers. Omdat de meeste printers afdruktaken tijdelijk opslaan, moet je ervoor zorgen dat de gegevens gecodeerd zijn.

6. Controleer printers

Als je de huidige status van je afdrukapparaten kent, krijg je een alomvattend beeld van je volledige afdrukomgeving. Bedrijven moeten daarom overwegen om softwaretools te implementeren die printers controleren en problemen oplossen zodra ze zich voordoen. Apparaten genereren waardevolle gegevens die kunnen gebruikt worden om potentiële beveiligingsproblemen te identificeren en een snelle reactie op aanvallen mogelijk te maken. MPS-gebruikers kunnen ook regelmatig nalevingsverslagen ontvangen, zoals monitoring en rapportering van gegevensinbreuken.

7. Medewerkers opleiden

Omdat veel gegevensverliesincidenten onopzettelijk worden veroorzaakt - Quocirca ontdekte dat 32% van de printveiligheidsincidenten over toevallige acties van gebruikers ging - is het van vitaal belang dat bedrijven werknemers informeren over het belang van de bescherming van gevoelige informatie en hun bewustzijn van kwaadaardige dreigingen vergroten. Vaak bieden MPS-aanbieders ondersteuning bij trainingsbehoeften.

Over de enquête

^{* Quocirca voerde in december 2018 een online enquête uit bij 250 KMO’s en bedrijfsorganisaties in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland en de VS.}