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Votre guide de la gestion d'impression multi-sites

Votre guide de la gestion d'impression multi-sites

Pour vous aider à choisir le meilleur service, voici quelques considérations importantes lors de l'implémentation des services d'impression gérés

Pour vous aider à choisir le meilleur service, voici quelques considérations importantes lors de l'implémentation des services d'impression gérés (MPS) dans différents emplacements.

1. Définissez à l'avance les exigences clés

On ne s'attend pas à ce que vous ayez toutes les réponses, mais pour bien vous préparer, il est recommandé de décrire vos besoins autant que possible. Votre fournisseur peut alors répondre avec une solution complète qui répond à vos besoins spécifiques. Certaines considérations sont les suivantes: avec quel logiciel votre service doit-il communiquer et quels sont vos principaux flux de travail professionnels. En établissant à l'avance une liste concrète de vos exigences en matière de contrat de niveau de service (SLA), de mise en œuvre et de rapportage, vous évitez d'avoir des problèmes avec vos solutions d'impression ultérieurement.

2. Trouvez le bon ajustement

Bien que vous puissiez assurer un service cohérent sur plusieurs sites, il est peu probable que chaque bureau ait les mêmes dimensions physiques. Une imprimante qui prend trop de place peut perturber la productivité de manière surprenante ; il est donc utile de connaître l'espace exact que vos imprimantes occuperont. De cette façon, vous répondez aux besoins uniques de chaque bureau et vous fournissez en même temps un contrôle central et des économies d'échelle. Brother fournit des conseils et des évaluations pour plusieurs sites et de nombreux périphériques afin que nous puissions nous assurer que les imprimantes appropriées soient placées aux emplacements les plus efficaces.

3. Analysez

Un service d'impression géré (Managed Print Services) doit améliorer l’efficacité dans autant d'endroits que possible, en particulier en temps et en productivité de votre personnel. Un bon fournisseur va s’assurer que, pendant la phase d'évaluation, vous ne surévaluez pas les exigences de l'imprimante, ce qui peut augmenter le coût. Un imprimante multifonctions avec de nombreuses options de finition peut dérouter les utilisateurs s'ils n'ont que des besoins d'impression de base et peu de formation. Grâce à l'analyse et aux tests utilisateur, vous pouvez introduire des informations économiques et vous assurer que les besoins de chaque partie de votre entreprise soient satisfaits. Brother propose un service de gestion d'impression personnalisé, vous assurant d'obtenir la solution dont vous avez besoin sans payer pour des fonctionnalités superflues ou investir du temps dans une formation inutile.

4. Signalez et reconfigurez

Utilisez un logiciel de gestion d'impression pour avoir une visibilité complète d'utilisation sur tous vos sites. De cette façon, vous pouvez suivre les performances et les coûts, et vous assurer que tout fonctionne bien. Un avantage majeur de la gestion de l'impression est qu'elle peut être rentable: plus vous apprenez des rapports, plus vous pouvez personnaliser votre service pour améliorer les performances et augmenter la rentabilité. Le logiciel de gestion d'impression vous permet également de mieux contrôler votre parc d'imprimantes. À l'aide de la fonctionnalité de gestion de l'imprimante, vous pouvez définir et ajuster des autorisations, telles que l'impression couleur à des moments clés de l'année, le tout depuis votre emplacement central.

5. Gardez chaque emplacement en sécurité

La manipulation et le transfert de documents confidentiels et personnels peuvent entraîner des problèmes complexes de sécurité et de confidentialité. En choisissant un service d'impression géré avec la possibilité de numériser des documents directement dans des dossiers réseau sécurisés, vous pouvez garantir une confidentialité globale. Cela signifie également la fin des coûts et des risques lors de la publication ou de l'envoi par courrier électronique de documents sensibles entre les sites. Brother peut même créer des boutons de flux de travail personnalisés, directement accessibles depuis l'écran tactile de l'imprimante, pour plus de productivité.

Tirez également parti des solutions d'impression telles que secure function lock, qui vous permet de restreindre certaines fonctions à des appareils spécifiés et de parer aux menaces externes de cybersécurité. Ceci peut être combiné avec la fonction "Pull Printing", où les documents ne sont libérés qu'en utilisant une carte d'identité ou un code PIN spécifique à l'utilisateur. En plus de réduire le gaspillage, vous surveillez également l'utilisation afin que chaque page imprimée puisse être prise en compte à n'importe quel endroit.

Et puis préparez-vous avec le bon partenaire

Un service d'impression géré profite à toute votre organisation, mais une préparation appropriée est la clé d'un déploiement réussi. Cela nécessite le bon partenaire. Vous avez besoin de quelqu'un qui travaillera dur pour comprendre les besoins exacts de votre entreprise et mettre en place une solution unique, un partenaire disponible pour vous aider à personnaliser et optimiser votre service. Chez Brother, nous entamons une consultation structurée avec l'un de nos spécialistes des services d'impression gérés pour nous assurer que votre solution démarre parfaitement.

Brother propose des solutions technologiques pour les entreprises de toutes tailles et dans un large éventail d'industries. Notre approche d'évaluation, de transition et d'optimisation en trois phases des services d'impression gérés offre une efficacité et une productivité améliorées pour les entreprises multi-sites. Tout cela s'accompagne d'un engagement sans pareil envers un service et un soutien personnalisés.

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