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Numérisation pour le bureau à domicile - scanners Brother

Numériser vos documents – guide de démarrage rapide

La numérisation est un processus de conversion de documents papier en fichiers numériques - la meilleur façon d'organiser votre maison ou votre bureau à domicile.

L’avenir se caractérise par travailler « avec moins de papier » au lieu de «sans papier ». Évitez l’encombrement. Pour garder votre environnement propre et organisé et afin de vous aider à vous préparer pour l’avenir, nous partageons nos 12 meilleurs conseils pour numériser des documents.

Commencer et préparer

  • Rangez votre papier - Vous gagnerez beaucoup de temps et d’effort en supprimant le papier en excès, obsolète et inutile avant de commencer votre parcours de numérisation. Soyez impitoyable: aurez-vous vraiment besoin de cette déclaration de dépenses de 1993?
  • Optez pour moins de papier - Si vous optez pour des documents numériques auprès des banques et autres fournisseurs, vous limitez l’approvisionnement en papier neuf qui devra être numérisé et archivé. Demandez à vos fournisseurs d'envoyer des factures et d'autres documents par e-mail et non par la poste.
  • Planifier numériquement - Le format n’est pas la seule différence entre l’archivage numérique et le papier - la structure doit souvent changer. Jetez un œil à la façon dont vous avez archivé vos documents papier et réfléchissez à la manière dont la numérisation de vos documents pourrait améliorer cela. Par exemple, vous stockez actuellement des fichiers papier dans des boîtes par année, mais vous préférez les organiser par client.

Organiser et gérer votre système d’archivage numérique

  • Structurez vos sous-dossiers - En prenant le temps de cartographier votre nouveau système de classement numérique, vous éviterez d’avoir à déplacer les éléments plus tard dans le processus de numérisation. Organisez vos fichiers avec des noms cohérents et créez des sous-dossiers avec des balises ou des mots-clés. Vous pouvez les ventiler par mois - exemple Factures> 2019> Mai - ou les placer dans des sous-dossiers autour de votre travail - exemple Client> Projet> Factures.
  • La sauvegarde est essentielle - Utilisez le stockage cloud pour votre numérisation et vous pourrez accéder à vos fichiers n'importe où sans risque de perte due aux documents papier ou à la sauvegarde physique.
  • Archivez clairement - Les fichiers numériques en désordre peuvent être tout aussi frustrants que les étagères débordant de fichiers papier. Lorsque des projets ou des documents ne sont plus nécessaires, transférez des dossiers entiers, y compris des sous-dossiers, dans une archive. De cette façon, ils restent accessibles, mais à l'écart.

Transformez la numérisation en routine

  • Action automatique - Numérisez tout document papier importante au fur et à mesure. Développez une nouvelle habitude en numérisant et en renforçant continuellement l'habitude.
  • Numérisez et recyclez - Une fois que vous avez numérisé des documents physiques, jetez-les dans la boîte de papier de recyclage, sauf s’ils ne soient absolument indispensables. En les recyclant, votre bureau à domicile reste bien rangé et vous rendez service à la planète.
  • Revoyez et renouvelez votre approche - Lorsque le papier recommence à s'accumuler, prenez le temps de revoir votre processus. Évaluez pourquoi les éléments ne peuvent pas être numérisés ou recyclés immédiatement et affinez votre système de classement.

Considérations pratiques sur la numérisation

  • Principes de base de l'achat d'un scanner - DLa numérisation recto verso est essentielle pour la numérisation de papiers stockés et une résolution de numérisation de 300 dpi fournit suffisamment de détails pour la numérisation à domicile, à moins que des diapositives ou des photos détaillées ne soient courantes. Si vous avez besoin de supprimer un backlog, un chargeur automatique de documents traitera toute une pile entière de pages, pendant que vous vous occupez d’autres tâches.
  • Envisagez la mobilité et le stockage - Les scanners sont disponibles dans toutes les tailles et tous les formats. Certains tels que les derniers scanners DS de Brother sont conçus pour être emportés en déplacement, ce qui les rend idéaux pour les professionnels sur le terrain. D'autres conviennent pour être rangés soigneusement dans un tiroir en gardant le bureau à domicile organisé. Ici, les scanners ADS-2200 et ADS-2700W de Brother sont une aide de bureau idéale avec de nombreuses fonctionnalités.
  • Recherche OCR - Le logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) rend les mots imprimés modifiables, ce qui permet après numérisation de localiser des documents à une date ultérieure en recherchant le contenu dans votre système.


Vu la considération environnementale et la possibilité de numérisation, la conversion de fichiers papier au format numérique devient de plus en plus importante et c’est mieux pour l'environnement. 

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