Cinq avantages des services de gestion des impressions - MPS
Pour de nombreuses entreprises, l'installation, la maintenance et la mise à jour des imprimantes sont des tâches d'autant plus complexes que peu de personnes ont l’expertise requise. C’est pourquoi les sociétés les plus agiles se tournent vers les services de gestion des impressions (MPS) pour simplifier la gestion de leur parc d'impression et maîtriser leurs coûts.
Les services de gestion des impressions (ou MPS pour Managed Print Services) sont bien plus qu'une simple solution de location d'imprimantes incluant le renouvellement automatique des cartouches d'encre et de toner. Et si vous avez tendance à penser que de tels services sont uniquement taillés pour les grandes entreprises, sachez que les PME peuvent également en tirer parti.
Les services de gestion des impressions - MPS sont des outils proposés par les fournisseurs d'imprimantes pour vous aider à gérer votre équipement d’impression, y compris les scanners, les télécopieurs et les photocopieurs.
En apportant un service sur mesure, capable de répondre aux besoins de votre activité professionnelle, la gestion des impressions peut améliorer considérablement l'efficacité, la productivité et la sécurité de vos travaux d'impression. Les avantages pour votre entreprise et vos collaborateurs sont bien plus importants que vous ne l'imaginez. Voici cinq avantages clés que vous apportent les services d'impression gérés.
1. Moins de tracas
Peu d'entreprises emploient un expert dédié pour gérer tous les aspects de leur équipement d'impression. Le temps perdu, consacré aux problèmes d'impression, serait plus profitable pour d'autres activités plus essentielles pour votre entreprise. Avec un service d'impression géré, vous n'avez pas à vous tracasser avec la gestion de votre parc d'imprimantes.
Le monitoring à distance, combiné avec un service de maintenance automatisé, et d'alertes en cas de panne et de remplacement de toner font que vous pouvez vous concentrer sur vos activités quotidiennes. La gestion complète de votre parc d'imprimantes - incluant un service d' assistance MPS dédié pour gérer les requêtes et les problèmes liés à l'impression - réduit le temps consacré à l’administration de votre équipement et libère votre service informatique.
En cas d'incident, une assistance téléphonique à l'écoute et des accords de niveau de service négociés en amont garantissent des réparations et une disponibilité optimale pour vos imprimantes.
2. Au revoir les CapEx, bonjour les OpEx
La technologie évolue à une telle vitesse qu'une entreprise peut rapidement se retrouvée dépassée. Cela signifie qu'un modèle d'investissement technologique traditionnel, reposant sur l'acquisition du matériel, peut devenir prohibitif si vous souhaitez rester à jour.
Les services de gestion des impressions sont un excellent moyen de transformer vos dépenses d'investissement (CapEx ou Capital Expenditure) en dépenses de fonctionnement (OpEx ou Operational Expenditure), en remplaçant les investissements en capital importants et les coûts d’exploitation continus variables par des coûts mensuels prévisibles.
De plus, dans le cadre de votre contrat, votre fournisseur MPS vous recommandera le meilleur matériel disponible actuellement pour votre entreprise, et pourra effectuer une mise à niveau le moment venu, afin que vous puissiez toujours disposer des dernières technologies.
3. Une impression sécurisée
En amont de votre projet MPS, l'évaluation de votre parc d'impression consiste à identifier les risques potentiels de sécurité d'impression et de protocole Internet (IP) afin de concevoir un plan de sécurité personnalisé. De cette façon, votre entreprise est protégée contre les cyberattaques et les violations des données.
De l'accès limité aux fonctionnalités des imprimantes à la mise en œuvre de nouveaux protocoles, une politique d'impression sécurisée plus poussée peut combler toutes les failles. Assurez-vous également que les périphériques de votre réseau disposent des fonctionnalités de sécurité les plus avancées, comme le retrait des impressions via badge d'identification NFC ou par code PIN et le cryptage des données protégeant le transit des informations sensibles.
4. Un impact environnemental réduit
Si vous souhaitez réduire votre empreinte environnementale, les services d'impression gérés vous aident à surveiller et à gérer la quantité de papier, d'électricité et de consommables que vous utilisez. La collecte et le recyclage de vos consommables usagés peuvent même être inclus dans le cadre de votre contrat.
En plus de réduire le gaspillage, les plates-formes MPS vous aident à mieux suivre et gérer vos besoins d'impression, en identifiant les domaines dans lesquels vous pouvez optimiser votre usage et mettre en œuvre les meilleures pratiques d'utilisation.
5. Plus de contrôle et de visibilité
Le gourou du management d'entreprise Peter Drucker a dit un jour : « Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer », et cela inclut les imprimantes.
La gestion des impressions ne vous apporte pas seulement un parc parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise, elle vous permet également de connaître en détail le taux d'utilisation de chaque imprimante.
Nous vous conseillons de trouver un fournisseur qui propose une plateforme cloud pour monitorer en permanence votre parc d'imprimantes. De la collecte de données liées au comportement des utilisateurs aux alertes automatiques pour le remplacement des toners et des consommables, ce service vous offre une visibilité complète. Les rapports réguliers de votre fournisseur vous aideront également à identifier les opportunités d'optimisation de votre infrastructure d'impression et à maîtriser réellement vos dépenses.
Cet article n'est qu'un guide rapide des avantages des services d'impression gérés. Pour découvrir comment le service de gestion des impressions MPS de Brother peut vous aider à vous concentrer sur votre entreprise et non sur vos imprimantes, consultez nos pages MPS dédiées et découvrez comment nous pouvons assurer la gestion de votre parc d’impression.
