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Votre entreprise est-elle prête pour GDPR?

Les fonctions de sécurité d'impression et de numérisation de votre entreprise sont-elles prêtes pour la modification la plus importante de la réglementation de la confidentialité des données? Anthony Buxton, Senior Manager, Legal & Corporate Governance chez Brother International Europe, commente la sécurité des périphériques, car la mise en œuvre du Règlement Général européen sur la Protection des Données (GDPR) se rapproche…

La sécurité de l'information était déjà sur le radar des PME dans toute l'Europe ; selon des recherches effectuées il y a deux ans, 75%1 admettaient que c'était important pour leur organisation et 59% disaient avoir eu des répercussions sur les décisions au niveau de l'impression et la gestion de documents.

Depuis lors, la nouvelle étude de cette année sur les entreprises européennes moyennes et les grandes sociétés a révélé que 96%2 considèrent la sécurité d'impression comme importante. Malgré cette reconnaissance, il existe un manque de confiance parmi les entreprises européennes; seulement 22% ont indiqué qu'elles étaient totalement assurées que leur infrastructure d'impression est protégée contre les menaces.

Les résultats de l’étude ont également révélé que les grandes organisations sont en avance sur GDPR et la sécurité d'impression. Les grandes entreprises (53%) sont plus susceptibles d'inclure la sécurité de l'impression dans les mesures GDPR, plus du double du pourcentage d'organisations moyennes (24%).

En revenant aux PME et à l'application du Règlement Général européen sur la Protection des Données (GDPR) entrant en vigueur en mai 2018, comment les petites et moyennes entreprises cherchent-elles à protéger leur opération d'impression contre les violations de données?

Les pénalités potentielles pour non-conformité sont gigantesques, avec des amendes maximales de 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires global (la plus élevée des deux). Outre les amendes, les attentes des consommateurs en matière de conformité à mesure augmentent, car les individus deviennent plus conscients de leurs droits de données personnelles. La réputation des SMB dépend maintenant de la bonne pratique de données et, dans le cadre de celles-ci, elles doivent prendre en compte leur pratique d'impression et de numérisation au sérieux.

Avoir les menaces dans votre champ de vision

Les configurations d'impression et de numérisation sont de plus en plus polyvalentes et puissantes. La fonctionnalité et la connectivité accrues comportent des risques de sécurité supplémentaires pour les périphériques en réseau. Les quatre domaines clés de risque comprennent :

1) Fuites accidentelles d'impressions confidentielles

2) Fuites accidentelles des analyses confidentielles

3) Intrusions de réseau en raison d'une sécurité inadéquate

4) Utilisateurs non autorisés ayant accès physique aux périphériques non surveillés

Bref, si quelqu'un peut collecter vos documents à partir d'une imprimante et les prendre avec lui, les données sont à risque et votre entreprise pourrait être responsable.

Pour la PME, la protection contre une violation des fonctions d'impression et de numérisation de l'entreprise ne signifie pas automatiquement une dépense importante ou une actualisation des équipements pour satisfaire aux exigences de la nouvelle législation historique.

Nos appareils d'impression et de numérisation disposent d'une multitude de fonctionnalités de sécurité intégrées qui peuvent être déployées pour «servir et protéger» une entreprise contre les pénalités lourdes de GDPR.

Nos solutions de sécurité sont idéales pour les secteurs professionnels, y compris les ressources humaines, les finances, les soins de santé, le commerce de détail, le droit et l'éducation, mais elles sont également applicables dans tous les environnements où la confidentialité des données est cruciale.

Secure Print

Secure Print (impression sécurisée) est idéal pour les petites entreprises qui impriment occasionnellement des documents confidentiels. Cette fonctionnalité est gratuite et déjà intégrée dans un grand nombre de nos appareils. L'utilisateur sélectionne Secure Print et doit entrer un code PIN à quatre chiffres pour lancer l'impression des documents. Ce cycle d'impression est complètement sécurisé et idéal pour les imprimantes utilisées par plusieurs personnes.

Secure Print +

Cette fonctionnalité est destinée aux SMB ayant des exigences de sécurité plus importantes. Les utilisateurs d’imprimantes reçoivent une carte ID pour glisser afin de libérer leurs impressions. Cela fonctionne à travers Near Field Communication (NFC) et est lié à un numéro d'employé unique.

Secure Print + sert à contrôler les fonctions de numérisation, copie et télécopie, et permet de configurer un appareil à effacer automatiquement les tâches d’impression de la mémoire si elles ne sont pas collectées.

Secure Function Lock

Cette fonctionnalité gratuite permet à une entreprise d'avoir plus de contrôle sur ses appareils, ce qui limite l'accès aux paramètres de la machine via le panneau de commande. Grâce àSecure Function Lock, les entreprises peuvent également brider l’accès de certaines fonctions aux appareils en définissant les fonctions auxquelles les employés ont accès. Cela pourrait aller de la capacité de contrôler qui peut imprimer, numériser, copier ou télécopier à imposer des limites mensuelles à l'aide d’un code PIN et de cartes NFC.

Avec GDPR devant la porte, le déploiement de ces paramètres peut réduire considérablement le risque d'accès non autorisé aux données sensibles. Sans la fonctionnalité de verrouillage, le paramètre de numérisation vers e-mail pourrait par exemple être modifié, ce qui entraîne une adresse e-mail non approuvée recevant des informations confidentielles.

PrintSmart SecurePro

PrintSmart SecurePro est destiné aux PME et grandes entreprises. Cette solution de sécurité plus avancée offre une protection complexe des périphériques d'impression pour les entreprises où la nécessité d'imprimer des documents confidentiels varie selon les utilisateurs. En tant que solution serveur, PrintSmart SecurePro est donc idéal, car il n'utilise pas de mémoire sur un périphérique.

Sa fonction Pull Printing qui libère un document après identification par un code PIN ou une carte ID sur un lecteur NFC, protège les données sensibles dans ce sens que les documents qui ne sont pas imprimés dans le délai programmé seront supprimés automatiquement. Cela élimine le risque qu'un document confidentiel soit collecté par un employé non autorisé. Ainsi, seul l'utilisateur qui a envoyé la tâche d'impression peut la récupérer, ce qui signifie que les données confidentielles ne seront visualisées que par un utilisateur authentifié.

Si une fuite de données s'est produite, PrintSmart SecurePro fournit une piste d'audit solide. Le rapport peut être généré rapidement et inclut des détails sur l'heure, la date, l'adresse IP, le nombre de pages, le papier A3 ou A4 et l'impression mono ou couleur. Ce niveau de détail élevé rend plus facile l'analyse de l'activité d'impression, conformément aux exigences GDPR.

Cryptage intégré

Avec certains logiciels, les entreprises devraient savoir que les données peuvent être interceptées lorsqu'elles sont envoyées vers l'imprimante elle-même. Pour se protéger de cela, nos appareils possèdent un filtrage TLS (Transport Layer Security) et Secure Socket Layer (SSL) intégré. C'est la même technologie utilisée dans le commerce électronique pour protéger les données des cartes bancaires et de crédit. Ainsi, vos fichiers les plus confidentiels peuvent être cryptés jusqu'à 256 bits pendant la transmission sur le réseau.

Nos solutions permettent d'aborder la sécurité de l'impression et de la numérisation pour le SOHO ayant peu ou pas d'infrastructure informatique, jusqu’aux PME ou grandes entreprises en préparation à l'exécution du GDPR le 25 mai 2018.

La taille de l'entreprise n'est pas une excuse et le temps passe vite.

Avez-vous des questions? Contactez-nous par e-mail solutions@brother.be.

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1 Brother SMB Research mené en 2015 par B2B International parmi 2.502 entreprises au Royaume-Uni, en France, en Allemagne et aux États-Unis.

2 Quocirca Managed Print Services Landscape, 2017. Résultats du sondage européen dans 180 entreprises moyennes (500 à 999 employés) et de grandes sociétés (+1000 employés) au Royaume-Uni, en France et en Allemagne à l'aide d'un service d'impression géré.